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mEdito

Chaque jour, vous le savez, nous nous efforçons d’améliorer T.O.T.E.M. au travers des versions successives que nous vous proposons.

Mais il manquait le moyen de vous faire part de l’ensemble des améliorations, nouveautés de confort ou nouveautés fonctionnelles et vous étiez nombreux à réclamer cette information.

Voilà qui est chose faite avec ce premier bulletin T.O.T.E.M. Infos.

Son objectif : vous informer de l’actualité du progiciel.

Ses développements récents, mais aussi les projets que nous souhaiton s développer.

Il se veut le point de départ de nos échanges sur l’avenir du produit, auquel, en tant qu’utilisateur, vous partic ipez aussi activement.Ce bulletin vous permettra également de suivre l’actualité d’Actium. Et pourquoi ne pas commencer dès maintenant puisque l’entreprise s’est enrichie d’un n ouveau collaborateur en la personne de Benjamin Steadman qui a pris ses fonctions de consultant depuis déjà quelques semaines.

Ainsi, Benjamin rejoint-il l’équipe formée par Marc, Frédéric et Xavier afin de vous assister dans la mise en œuvre et dans l’utilisation de T.O.T.E.M..Enfin, ce bulletin aura pour vocation de vous informer de l’actualité commerciale de T.O.T.E.M. Nouveaux modules complémentaires, nouveaux clients, salons, manifestations, partenariats… autant de sujets qui font de la communauté des utilisateurs de T.O.T.E.M. un ensemble actif et en pleine évolution.

Nous sommes en tous cas certains que, comme vous contribuez au développement du progiciel, vous saurez également fair e de ce modeste premier bulletin un outil de communication pour notre communauté d’utilisateurs.

e-T.O.T.E.M.

L’internet est de plus en plus présent dans l’entreprise et devient l’un des vecteurs d’é- changes d’informations préd o- minant. T.O.T.E.M. ne pouvait être en reste face à ce phén omène et c’est la ra ison pour laquelle le module e-T.O.T.E.M. a vu le jour.Qu’il s’agisse aujourd’hui d’ave r- tir le responsable que des factu- res fou rnisseurs sont à viser (le changement de responsable d’une pièce comptable en at- tente entraîne l’émission d’un mail) ou demain de l’émission des relances clients ou des avis de virement fournisseurs par e – mail, ce module aura pour voca- tion d’établir une liaison naturelle entre votre système d’i n- formation comptable et l’intr a- net ou l’internet. D’ores et déjà disponible dans sa première version, ce module permet ég a- lement d’adresser manuelle- ment un e-mail à tout tiers en- registré dans T.O.T.E.M. (envoi d’extrait de compte à un client ou un fournisseur…)

Le projet gestion des engagements

Dans la continuité des travaux effectués sur le circuit et le contrôle des factures fournisseurs, l’équipe de développement de T.O.T.E.M. se lance dans le développement d’un nouveau module de gestion des engagements.

Bénéficiant de l’expérience de certains travaux antérieurs développés dans des contextes spécifiques, ce module aura
pour vocation de permettre l’enregistrement et le suivi des commandes aux fournisseurs, tout en associant les flux
« comptables » liés aux différentes phases de la dépense A l’image de ce que présente la facturation diverse, la première version du module de gestion des engagements permettra d’enregistrer les commandes fournisseurs et les réceptions, dont la comptabilisation sera réalisée sur des types de flux d’engagements particuliers.Le rapprochement des factures fournisseurs des réceptions enregistrées dans ce module sera réalisé lors de l’enregistrement des factures fournisseurs. L’écart éventuel entre facture et total des réceptions sera ainsi contrôlé par rapport à un
seuil de tolérance paramétrable .Anticiper le résultat d’une part, et mesurer l’impact trésorerie d’autre part, tels sont les principaux objectifs de cette première version qui doit voir le jour d’ici la fin de l’année. Par la suite, le module devrait s’enrichir d’une fonction contrôle des dépenses, permettant de définir des autorisations par utilisateur, ainsi que d’un circuit de validation de la dépense.
Comme on dit chez Compaq, à suivre…!

Trésorerie : Cerg ou Concept ?

Si T.O.T.E.M. sait d’ores et déjà générer les fichiers bancaires aux normes ETEBAC pour vos envois de règlements, l’intégration des mouvements issus de la banque est également au menu, pour le rapprochement bancaire.
Certains d’entre-vous, utilisateurs de modules spécialisés de trésorerie, nous ont sollicité afin de concevoir une interface entre T.O.T.E.M. et leur produit de gestion de trésorerie. Les modules de Cerg, leader incontesté du marché
et de son « challenger » Concept ont donc fait l’objet d’une interface permettant d’analyser les mouvements bancaires enregistrés en comptabilité, et de les extraire au format attendu pour intégration dans ces modules.
Trois données majeures sont utilisées dans cette interface : le compte de banque, le mode de règlement et la nature du flux. C’est principalement pour générer cette dernière information, analysée à partir de la contrepartie du compte de banque, qu’un paramétrage est mis en œuvre.Une Pièce En Plus, Outinord, Eurecat, utilisent déjà
quotidiennement ce nouveau module.

Visualisez vos documents à partir de T.O.T.E.M.

On a récemment travaillé sur la mise à jour de la fonction document présente à de nombreux endroits de l’application. Vous disposez maintenant de la possibilité d’associer à une écriture comptable un document
bureautique : document Word ou Excel, Cube d’analyse multidimensionnelle, image scannée. Concernant ce dernier point, on a également modifié les outils de gestion du scanner permettant ainsi de travailler avec une grande majorité des appareils existants sur le marché.
Cette fonctionnalité permet ainsi d’adjoindre le document justificatif d’une écriture, de façon à la justifier plus facilement par exemple .

Mais cette fonction est également utile dans le cas des factures fournisseurs qui, scannées dès l’entrée dans l’entreprise, circulent ensuite au format numérique (voir notre article sur le circuit des factures fournisseurs).

Quelques nouveautés fonctionnelles…

Depuis le début de cette année, les équipes n’ont pas chômé puisque, en vrac certes, vous avez pu bénéficier des nouvelles fonctionnalités suivantes :

  • Les rubriques de regroupements se sont étendues aux entités et aux établissements.Vous pouvez maintenant
    décider de leur caractère obligatoire lors du paramétrage de l’élément auquel elles se rapportent (compte général, de tiers, analytique, entité).
  • La modification des lignes analytiques est désormais possible, même si le journal a fait l’objet d’une clôture de période. Cette modification reste, bien entendu, soumise aux droits de l’utilisateur.
  • La fonction d’éclatement d’une ligne, utilisée pour le lettrage partiel ou pour la gestion des échéances multiples
    est intégrée à la visualisation des pièces, ainsi qu’à la consultation générale.
  • Vous pouvez désormais simuler la clôture en consultation de balance générale ainsi qu’à l’édition des bilans et compte de résultat.
  •  Le Cube a subi un « relookage » complet et offre une richesse fonctionnelle plus importante : formules de calcul, accès à d’avantages d’informations, stockage des paramétrages, etc… et toujours le module consultation permettant à un utilisateur non équipé de T.O.T.E.M. de consulter les informations issues de la comptabilité.La gestion des droits fait aujourd’hui apparaître la liste des utilisateurs connectés.
  •  Il vous est possible de paramétrer une annonce adressée à tout utilisateur se connectant à T.O.T.E.M.
  • La gestion des événements comptables permet d’extraire les pièces sur une partie de leur numéro.
  •  Le paramètre Immos ou B&S peut être maintenant initialisé automatiquement à partir du journal d’achats.
  • Un nouveau cube d’analyse multi-dimensionnelle est disponible en consultation de la balance générale

Contrôle des factures fournisseurs : éliminez le
papier !

Vous n’en doutiez pas : la gestion des factures fournisseurs chez nos clients est l’une de nos principales préoccupations ! Plus sérieusement, et pour ré- pondre aux attentes d’un certain nombre d’entre vous, la
gestion du circuit de validation des factures fournisseurs, ou gestion des bons à payer, a subi d’importantes
modifications. En intégrant la fonction de transfert du responsable d’une pièce fourn isseur, T.O.T.E.M. offre aujourd’hui la possibilité de tracer le circuit suivi par la facture en paiement. De plus, lorsque le module e-T.O.T.E.M. est activé, un mail est envoyé au nouveau responsable de la pièce.
Il est ainsi possible de savoir où en est la facture par simple consultation du circuit (nouveau bouton) en consultation
de la pièce comptable. Si la facture est numérisée lors du pré-enregistrement, il n’est même plus nécessaire de faire
circuler le document papier qui peut ainsi rester au service
comptable. Enfin, le module de saisie sur items peut permettre à un utilisateur
« néophyte » de compléter la comptabilisation partielle de la facture

Vos tableaux de bord sous Excel d’un simple clic !

Nombreuses sont les possibilités offertes par T.O.T.E.M. de transférer le résultat d’une consultation sous Excel. Mais il n’existait pas de moyen d’automatiser cette liaison de façon fiable et stable, en vue de l’établissement de tableaux de bord et de reporting. Voilà qui est chose faite, on a demandé le développement d’un module lui permettant de
mettre en liaison ses tableaux de reporting réalisés sous Excel et les données des comptabilités
générale et analytique de T.O.T.E.M.
Le module prépare, en effet, une base de données spécifiquement dédiée au reporting et permet de formuler des requêtes par paramétrage, sans connaissance particulière du langage SQL. Le résultat de ces requêtes est envoyé sous Excel. La seule mise à jour de cette base de données de reporting provoque la mise à jour des feuilles Excel mises en liaison par ce module. Plusieurs clients ont déjà adopté ce module pour leurs propres besoins : MAB, Prosodie,
Comédie !…

 

L’URO dans les starting blocks !

Dans un peu plus d’un an maintenant, l’Europe économique passera au tout Euro.
Actium a d’ores et déjà anticipé cet événement économique majeur et propose une méthodologie de passage à l’Euro permettant de s’affranchir d e la date fatidique du 1er janvier 2002.
 

Afin d’anticiper et d’éviter la bascule « au dernier moment », nous vous avons fait parvenir un courrier accompagné d’une note explicative des changements induits par la « bascule » €uro.