Autres perormances

Complément naturel et totalement intégré dans la solution de gestion T.O.T.E.M; le module gestion des engagements permet d‘introduire, au sein du système comptable de gestion de l’entreprise, la notion de flux d’engagements, en dépenses comme en recettes.
Il permet concrètement à l’entreprise de suivre simplement tous les flux économiques opérationnels liés au process d’achats dans l’entreprise, de renforcer le contrôle des dépenses en amont de la facture fournisseur et de diminuer les délais de reporting grâce à l’optimisation de la traçabilité de l’information.

Grande flèche Optimiser le contrôle des dépenses
Alimentant automatiquement la base de données T.O.T.E.M, le module gestion des engagements répond aux besoins des entreprises souhaitant formaliser et renforcer le processus de suivi des dépenses par :

– le renforcement du nombre de niveaux d’autorisation pour la gestion des demandes d’achat
– l’édition distincte et optionnelle des demandes d’achats, des réceptions et bons de commandes
– la gestion individualisées des plafonds d’autorisation de dépenses par l’utilisateur
– la gestion des circuits de validation en fonction des montants à engager, et également en fonction de la nature budgétaire de l’engagement
– la possibilité d’associer des documents à l’engagement, à toutes les étapes de l’engagement

Grande flèche La gestion des flux au service d’un contrôle budgétiare optimal
Développé pour répondre aux attentes spécifiques de différents clients , le module gestion des engagements repose sur la gestion des flux multiples au sein du système d’information, l’une des caractéristiques majeures de la plate-forme T.O.T.E.M.
Ce module permet d’enregistrer toutes les informations sous forme d’écritures comportant un statut particulier dit « d’engagement ». Ces flux sont automatiquement générés en temps réel dans T.O.T.E.M à partir des mouvements enregistrés par les opérationnels de l’entreprise : demandes d’achats, commandes fournisseurs et réceptions sont ainsi enregistrées et viennent enrichir la base de données T.O.T.E.M.

Le gestionnaire peut ainsi aisément interroger un compte fournisseur ou une vue analytique en cumulant les flux réels de la comptabilité et les flux d’engagements. Le suivi de l’exécution des prestations ou des livraisons permet également d’automatiser les tâches d’évaluation liées à l’établissement d’une situation comptable ou de gestion. Selon le type de situation souhaité , les comptes de « factures à recevoir » (FAR) ou les « charges constatées d’avances » (CCA) peuvent ainsi être automatiquement alimentés par des flux réels ou provisoires.

Le module gestion des engagements proposé comme module complémentaire à la gamme T.O.T.E.M Corporate peut également être interfacé avec la comptabilité propre de l’entreprise ou toute application des achats existantes.