Autres propriétés

Les récentes évolutions technologiques proposées par les acteurs mondiaux tels que Microsoft, Intel ou IBM ont mis en évidence les principaux concepts des systèmes d’informations à venir :

  • Intuitif :

l’accès immédiat aux informations, la navigation fonctionnelle d’une information à l’autre, les fonctionnalités contextuelles, etc… Tous ces éléments caractéristiques de l’ergonomie des outils informatiques concourent à une appréhension rapide et efficace des divers éléments et de l’organisation du système d’informations.

  • Utile :

La richesse d’un système d’informations repose non seulement sur la capacité des outils à traiter les informations, mais aussi à restituer uniquement l’information utile.

  • Communicant

Internet, intra net, extra net,.NET…. L’avènement de standards de fait ou de marché permet aujourd’hui la communication des systèmes entre eux et ce, à tous niveaux. Les échanges d’informations s’en trouvent facilités et l’efficacité de chacun n’en est que davantage renforcée. Le concept d’entreprise étendue devient aujourd’hui réalité.

Dans les domaines de la comptabilité, de la finance et du contrôle de gestion, ces éléments permettent aujourd’hui d’envisager des outils répondant non seulement aux besoins fonctionnels des différents acteurs de l’entreprise, mais aussi et surtout à la nécessité de décision. Réagir, mais aussi et surtout agir, anticiper, prévoir…

Orientée vers la satisfaction des besoins des utilisateurs de l’information financière, la comptabilité, entendue au sens large du terme, est aujourd’hui plus que jamais, un outil de gestion, de pilotage et d’aide à la décision.

Dans cet esprit, et pour répondre à la demande croissante du marché et plus particulièrement de ses clients, Actium présente T.O.T.E.M. pour la gestion économique et financière des moyennes et grandes entreprises.

ARCHITECTURE

Principes fondateurs

En cherchant à faire de la comptabilité un véritable outil de gestion à la disposition des décideurs de l’entreprise, alliant productivité et pertinence des informations, les concepteurs de T.O.T.E.M. ont respecté trois principes fondamentaux, tout au long des développements du progiciel :

La gestion par les flux

T.O.T.E.M intègre totalement la notion de flux économiques, qu’il s’agisse de flux concourants à l’obtention du résultat, à l’analyse de la trésorerie, ou que ces flux soient réels, prévisionnels, budgétaires, d’engagements,etc.

Cette comptabilité par les flux permet un développement novateur et efficace de la gestion de l’entreprise, privilégiant l’analyse directe par rapport à l’analyse  par inventaire, notamment en matière d’engagements. Ainsi la dynamique de gestion s’en trouve-t-elle renforcée dans le progiciel.

L’unicité de l’information

Chaque flux géré dans T.O.T.E.M. est unique par les informations qu’il contient et les caractéristiques qui le qualifient. L’écriture est vue en tant que telle comme un objet à part entière, possédant ses propres caractéristiques. Les possibilités d’analyse, de filtre, de tris s’en trouvent ainsi améliorées.

L’accessibilité immédiate

La traçabilité (ou piste d’audit) est présente tout au long de l’utilisation de l’applicatif permettant ainsi la justification de toute information au sein du système.

Architecture technique, technologique

Parce que l’entreprise est régie par un ensemble de règles qui lui sont propres (culture, procédures, métiers…), les concepteurs de T.O.T.E.M. ont souhaité répondre à ses besoins, en la considérant en tant qu’organisation unique et individuelle.Ainsi, les développements de T.O.T.E.M. s’appuient-ils sur des standards de fait ou de marché afin de garantir l’évolutivité, la portabilité et la pérennité des systèmes d’informations construits autour du progiciel.

Bases de données, outils de développement

L’architecture    technique    de     T.O.T.E.M.     repose     sur     des    principes     de développement « up to date » autorisant tous les types d’implantation.

  • Développement en mode client serveur prêt pour les architectures 3 tiers
  • Développement en mode objet publiables (voir module L.E.)
  • Multi-bases de données relationnelles (MS SQL Server, Sybase, Oracle…)
  • Tous types de serveurs de données (Windows 2000, Unix, Novell,…)

En outre, T.O.T.E.M. propose des solutions de postes distants via tous les types de réseaux, y compris l’internet, grâce à l’environnement Citrix Metaframe.

Ergonomie

Le développement objet au service de l’homogénéité.

  • est composé d’un ensemble d’objets s’imbriquant harmonieusement entre eux. Le concept d’information unique est également présent dans l’utilisation du progiciel puisque chaque objet peut être appelé par l’utilisateur en fonction du contexte d’utilisation. Par exemple, le même objet « plan comptable » peut être appelé à partir du menu de paramétrage de l’applicatif, ou bien en cours de saisie d’un événement comptable. Cette harmonisation permet une prise en main aisée de l’outil et permet à l’utilisateur de se sentir plus rapidement à l’aise par rapport au fonctionnement général de l’application.

La navigation pour servir la piste d’audit

Qu’il s’agisse de menus contextuels attachés à un champ ou une région de l’écran, ou de boutons explicites, T.O.T.E.M. développe une navigation simple et contextuelle en réponse au besoin de traçabilité et d’analyse des informations qui s’y trouvent. Ainsi, est – il possible de suivre un mouvement comptable depuis n’importe quel type de consultation, par exemple à partir d’une balance analytique.

Restitutions des informations

Elles respectent les pré-requis évoqués plus haut relativement à la conception du progiciel. En effet, privilégiant l’information utile, T.O.T.E.M. offre de multiples possibilités de consultation des informations de toutes sortes, et ce, pour tous les niveaux d’utilisateurs.En effet, T.O.T.E.M. propose

  • Une saisie combinatoire des critères de consultation comme sur l’écran ci-dessous :mOu bien encore l’utilisation la consultation au travers du cube d’analyse muti-dimensionnelle présent à tous niveaux de l’application.

    m

    Intégration bureautique

    lolToutes les consultations peuvent faire l’objet d’un export immédiat sous Excel grâce à l’icône présente à l’écran.

    Infocentre et reporting

    De plus, le module « Infocentre — Tableaux de bords sous Excel » créée automatiquement un lien dynamique entre la base de données de T.O.T.E.M. et Excel pour la constitution de tableaux de reporting.f

    Le concept d’information unique, sur lequel repose T.O.T.E.M., constitue l’un des éléments majeurs qui a prévalu à la conception fonctionnelle du progiciel. Ainsi, le progiciel propose-t-il une saisie unique alimentant les différentes comptabilités gérées par le progiciel. Autour de cette information unique caractérisant le flux financier (information économique unitaire, réelle ou prévisionnelle), gravite l’ensemble des fonctionnalités réparties au sein des différents domaines fonctionnels du progiciel.

      • Saisie des mouvements réels sur des comptes définis sur 8 positions etSaisie des mouvements budgétaires sur des groupes de comptes sur 6
        • Pour agréger des sections analytiques selon divers axes d’analyse,
          • permet également la réévaluation automatique des dettes et créances libellées en devises et génère, après proposition, l’écriture de différence de conversion en fin d’exercice.

            La traçabilité de l’information, des différents stades d’évolution du flux économique (depuis l’engagement jusqu’au flux de trésorerie par exemple) est assurée au moyen de liens simples et explicites. L’utilisateur peut, à tout moment, justifier, contrôler, afin de mieux maîtriser l’information.

            Les domaines fonctionnels

            GénéralitésLa gestion des « multi »

            Multi – entités

            T.O.T.E.M. permet de traiter un nombre illimité de sociétés et d’établissements. En fonction des besoins d’organisation, T.O.T.E.M. permet de gérer un  référentiel unique pour l’ensemble des entités traitées, et de répondre aux particularités de chacune par une gestion d’autorisations d’accès.

            Cette véritable gestion multi-entités permet également la consultation et l’édition de l’ensemble des données par simple sommation arithmétique. T.O.T.E.M. prépare également les opérations de consolidation par  identification  automatique des écritures intra-groupe. T.O.T.E.M. autorise également la passation automatique des flux compensatoires pour les écritures  inter-établissements  par  paramétrage  des  comptes d’attente associés à ces types de mouvements. Un module de re-facturation interne permet également de générer automatiquement les écritures de facturation entre entités sœurs.

            Multi – périodes

            Chaque période comptable peut être définie de date à date, le nombre de périodes par exercice étant illimité.Les écritures peuvent être conservées en historique autant de temps que nécessaire.T.O.T.E.M. propose également une gestion des archives paramétrable.

            Multi devises

            T.O.T.E.M. permet l’enregistrement de tout mouvement en devise.

            La gestion de tables par type de taux permet de définir, par exemple, un cours de transaction entre une filiale et sa maison-mère, entre la société et ses tiers.

            A tout moment, l’utilisateur peut restituer l’information saisie en monnaie locale comme en devises.

          Multi – plans de comptes

          Tous les comptes (généraux, tiers, analytiques), quel qu’en soit le type, peuvent faire l’objet d’un lien parent-enfant avec un compte agrégat (jusqu’à 10 liens pour un seul compte). Cette fonction peut être utilisée par exemple :

          • pour associer le plan de comptes de la filiale au plan de comptes de la maison mère,

           

          • pour identifier les comptes intra-groupe par exemple,

           

          • Pour regrouper des comptes de tiers (tous les magasins d’une centrale),

           

        p

    • T.O.T.E.M peut également gérer tous les niveaux de regroupement basés sur la structure hiérarchique de codification des comptes, ainsi que les saisies en fonction du type de mouvement. Par exemple :
      • Saisie des mouvements réels sur des comptes définis sur 8 positions et

       

      • Saisie des mouvements budgétaires sur des groupes de comptes sur 6

       

       

      Enfin, les consultations intègrent cette structuration hiérarchique des plans de comptes avec la possibilité de regroupement à tout niveau par simple positionnement d’un curseur sur le niveau désiré :

      Multi-utilisateurs

       

      En concevant T.O.T.E.M. en tant que véritable source de l’information économique globale de l’entreprise (data mart, ou info centre comptable),  les auteurs ont pris en compte l’adaptabilité du progiciel dans le contexte de chaque acteur du système d’information.

      Chaque utilisateur se voit affecté d’un domaine fonctionnel au sein duquel il peut librement évoluer.

      Ainsi, est-il possible de définir par exemple, un domaine offrant la possibilité pour chaque collaborateur d’une direction commerciale d’accéder uniquement à la consultation des comptes clients, ou de spécialiser, à l’intérieur de la Direction financière, les collaborateurs par fonctions (fournisseurs, trésorerie, …) ou par activités (entités, établissements, sociétés…).

      Certains comptes peuvent également se voir affectés de mots de passe définis par l’administrateur comptable.

      De plus, T.O.T.E.M. propose diverses fonctionnalités de workflow, permettant l’échange entre utilisateurs par messagerie (validation des factures fournisseurs, ou des demandes d’achats dans le cadre du module de gestion des engagements).

      Les types de fluxJN

      Parce que l’information comptable n’est pas seulement fiscale et légale, parce que l’information économique vit, évolue, se transforme au gré des événements de l’entreprise, T.O.T.E.M. s’appuie sur une gestion élaborée des flux de mouvements afin de traiter et  restituer  les  différents  stades  opérationnels  des informations économiques régissant la vie de l’entreprise.

    • Ainsi, qu’il s’agisse de mouvements de type brouillard, de mouvements budgétaires, d’écritures d’engagement, T.O.T.E.M. répond aux différents besoins de suivi des flux de gestion de l’entreprise.

       

       

      Quel que soit le niveau de restitution souhaité (compte ou agrégat de comptes), qu’il s’agisse d’une édition traditionnelle (grand-livre, balance…) ou de gestion (flux de trésorerie, compte de résultat par axe, etc…), l’utilisateur peut choisir les types de flux à inclure.

      L’intégration au sein du système d’information

      T.O.T.E.M. permet d’intégrer tous les types de  mouvements,  par  le  biais  d’une structure d’accueil unique. L’intégration comprend tous les contrôles définis par l’utilisateur pour la saisie de mouvements. Les contrôles sont effectués au moment de l’intégration et immédiatement diagnostiqués, permettant une analyse rapide du traitement :

      Le module O.L.E. de T.O.T.E.M. offre également la possibilité d’intégrer, au sein d’applications en amont ou en aval, des objets (compte, tiers, analytique, tables de référence) pour contrôle. En utilisant la technologie OLE (Object Link Embedded) de Microsoft, les possibilités d’interopérabilité entre applications se trouvent renforcées.

    • La comptabilité générale

      Les grands principes de fonctionnement et de structure ont été évoqués plus haut. Ils ont mis en évidence les avantages de T.O.T.E.M. en matière de structure et d’organisation des comptabilités traitées.

    • Le progiciel propose tous les types de restitutions classiques à l’écran comme sur papier :
    • M
    • T.O.T.E.M. est compatible avec la majorité des logiciels de gestion de liasse fiscale et propose également la constitution d’un bilan et d’un compte de résultats sous Excel avec lien dynamique.
      • Par exemple : lien hiérarchique d´un atelier de production
        • Soit par regroupement de l’imputation analytique au sein d’un compte agrégat (cf structure des mouvements 10)

          La comptabilité de gestion

          Les axes analytiques

          T.O.T.E.M. permet de gérer jusqu’à 10 axes analytiques totalement indépendants. Pour chaque axe d’analyse, il est possible de définir une hiérarchie :

           

          • Soit par la définition traditionnelle d’une structure de codification :

           

          • Par exemple : 1           Direction

          11       Département

          111    Service etc.

      • Avec  la    ligne    de    production,    l´usine,    la    direction    de    la production…
    • T.O.T.E.M prépare également à la consolidation par édition (papier, écran ou fichier) de balances avec ou sans mouvements intra-groupe.
      • Avec le produit, la gamme de produits, la ligne de produitM
      • Ce dernier exemple privilégie particulièrement la saisie des informations sur le niveau d’information nécessaire et suffisant,  en  réponse  aux  besoins  d’analyse et de gestion de l’entreprise. Ce type de relation « parent-enfant », explicitement défini, permet, à tout moment, l’évolution de la structure de l’analyse, sans remettre en cause l’information de base saisie.

        Ainsi, peut-on par exemple redéfinir dans notre exemple, une nouvelle affectation de l’atelier avec un nouveau produit, une nouvelle gamme, etc… sans avoir à redéfinir sa codification de base.

        Les restitutions d’informations

        • propose une consultation analytique ouverte et optimisée permettant la restitution multi-axes et multi-flux des informations analytiques enregistrées.

        La consultation est proposée en détail ou en cumul en fonction des choix de l’utilisateur

      • k
      • Mais surtout, l’utilisation du cube d’analyse des données permettra  de  compléter les analyses de premier niveau pour l’ensemble des axes de la comptabilité analytique :
      • La comptabilité budgétaire

        En offrant la possibilité de gérer l’information budgétaire sous forme de flux (l’utilisation des types de flux permet le suivi de n versions budgétaires), les concepteurs de T.O.T.E.M. ont eu le souci d’intégrer pleinement une fonction de l’entreprise en pleine émergence.

         

        En effet, les budgets peuvent être saisis (ou intégrés) à quelque niveau de regroupement que ce soit.

         

        De plus, la spécificité de l’élaboration des informations budgétaires propre à chaque entreprise a conduit les concepteurs de T.O.T.E.M. à proposer une solution à la fois simple et conviviale en matière d’élaboration des budgets à partir de données existantes dans la base comptable.

      • a
      • Cet écran permet, par exemple, de récupérer le budget 2 pour créer un budget 3,

        corrigé d’un coefficient exprimé en pourcentage d’augmentation

      • La mesure du risqueL’intégration avec le système d’informations

        Les comptabilités auxiliaires

        Trois objectifs majeurs prédominent dans le domaine de la comptabilité des tiers.

        • La productivité par la spécialisation fonctionnelle

        T.O.T.E.M. permet de définir autant de plans de comptabilité auxiliaire que nécessaire, permettant le traitement de tous les types de tiers.

      • Les tiers peuvent se voir regroupés au sein de rubriques (jusqu’à 10 par tiers) permettant des classifications et des tris multiples. T.O.T.E.M. permet également une vue multi-entités des tiers
      • La T.V.A.

        Elle peut être traitée sur les débits comme sur les encaissements. Calculée et comptabilisée automatiquement lors de la saisie des mouvements, elle fait l’objet d’un contrôle systématique à l’intégration.T.O.T.E.M. propose l’édition d’un état préparatoire de déclaration CA3, en contrôlant la cohérence de la déclaration par rapport au chiffre d’affaires.

        • T.O.T.E.M.gère également le pro-rata de V.A.

         

        La T.V.A. sur les encaissements fait l’objet d’un traitement particulièrement complet, dans la mesure où les lettrages sont régulièrement effectués. Le cas des factures multi-taux, multi-types (débits et encaissements) est également traité avec T.O.T.E.M.

        Les Clients

        f

        • la passation automatique du mouvement « fournisseur » correspondant dans l’entité cliente (fonction « refacturation »)Elle comprend l’ensemble des informations inhérentes à la gestion du client avec, en particulier :

           

          • La liste des adresses du client,

           

          • La liste des R.I.B. du client (avec le R.I.B. principal)

           

          • Les conditions de règlement (y compris l’éclatement en cas de multi- échéancement)

           

          • Les événements relatifs au client (date de relance, courriers particuliers, etc…)

           

          La gestion des règlements clients

           

          Les relevés

           

          Toutes les conditions commerciales d’un client peuvent être enregistrées dans

          T.O.T.E.M. Le progiciel intègre la fonction d’édition de relevés de factures, propositions de règlements avec ou sans traite en pied.

           

          La personnalisation des relevés est réalisée dans T.O.T.E.M. grâce à un éditeur complet  (Crystal  Report  )  permettant  l’intégration  d’objets  de  type  graphique (images, logos…).

           

          Les clients « intra-groupes » ne sont pas oubliés, puisque T.O.T.E.M. permet

           

          • l’identification des mouvements passés avec des tiers « groupe »

           

      • Le Lettrage

        La fonction de lettrage revêt une importance capitale dans la justification des comptes et dans la traçabilité de l’information. Ergonomie et puissance fonctionnelle font partie des atouts majeurs de T.O.T.E.M. en la matière :

          • Par catégorie de clientGestion manuelle ou automatique des répartitions bancaires,Lettrage en    cours    de    saisie    ou    a    posteriori    (critères    de rapprochement multiples)
            • Lettrage complet ou partiel

             

            • Lettrage mono ou multi-comptes

             

            • Calcul et comptabilisation automatique des écarts de lettrage (frais financiers, escomptes…)

             

            • Calcul et comptabilisation automatique des écarts de change dans le cas de règlements en devises

             

            • Lettrage automatique sur numéro de relevé

             

             

            Une transaction, dédiée à l’enregistrement simultané des règlements et au lettrage, permet au progiciel de répondre à tous les types d’organisation :

             

             

            • Enregistrement « en masse » de tous les chèques reçus pour émission de la remise au plus tôt, avec reprise des règlements pour lettrage ultérieur,

             

            • Enregistrement des règlements avec lettrage en cours de saisie,

            Les Remises en banque

             

            La fonction « remises en banque » doit être génératrice de productivité d’une part, mais aussi et surtout d’économie en matière de frais bancaires.

            • T.O.T.E.M s’adapte à tous les types d’organisation en matière de traitement des règlements

             

            • Gestion de tous les types de règlements, en monnaie locale comme en devises, papiers (chèques, traites…) ou magnétiques (traites, virements…)

             

            • Enregistrement des règlements avec ou sans lettrage simultané,

             

            • Pré-affectation des règlements avant enregistrement ou gestion automatique de la répartition des remises en banque par banque

             

            • Génération des remises sur tous types de supports et notamment magnétiques pour les remises d’effets

            La gestion des effets clients

            Le suivi du portefeuille des effets est réalisé de façon totalement individualisée par client.Il assure la gestion de tous les types de remises (encaissement, escompte) en permettant à l’utilisateur la sélection optimisée des traites à encaisser.

             

            • Sélection sur montants, type de traite, dates d´échéances

             

            • Répartition du total à remettre en pourcentage par banque

             

            • Emission sur support papier ou sur support magnétique

             

            Le progiciel offre en outre la possibilité de modifier le R.I.B. attaché à chaque règlement.

            Les relances

             

            Afin de répondre aux différents besoins de gestion des relances client tout en liant la dimension financière à la dimension commerciale, T.O.T.E.M. propose une gestion affinée des relances clients jusqu’à 4 niveaux définis en fonction du retard, mais également des critères suivants :

          • Par langue de relance

          L’historique des relances effectuées est conservé au niveau de chaque facture et le progiciel offre la possibilité de suivre des relances téléphoniques en enregistrant pour chaque tiers les diverses actions réalisées (appels téléphoniques, courriers particuliers…). Il est également possible d’affecter une note à chaque pièce objet d’une relance.

           

          • permet également d’adresser les lettres de relances directement par e-mailing.

           

          La facturation diverse

          Afin de répondre au besoin d’établissement de factures diverses émises par le service comptabilité, souvent réalisées sous Word ou sous Excel, T.O.T.E.M. intègre une fonction facturation diverse s’appuyant sur une véritable table des prestations.La facture est saisie, éditée et comptabilisée en une seule opération.

        • Fournisseurs

          La fiche fournisseur

          Elle reprend des caractéristiques équivalentes à celles de la fiche client, tout en proposant quelques spécifités liées à la gestion du fournisseur :Gestion d’un responsable du fournisseur

          • Gestion de la subrogation (établissement d’un lien avec le tiers payé)

           

          • Gestion de la compensation lors des émissions automatiques de règlements

           

          Les engagements de dépenses

          Ils font l’objet d’un module commercialisé séparément, mais totalement intégré à

          T.O.T.E.M. (voir notre document « T.O.T.E.M. gestion des engagements »)

          Le circuit des factures fournisseurs

          T.O.T.E.M. propose une fonction de pré-saisie des factures fournisseurs avec affectation d’un responsable du « bon à payer ».

          Le « bon à payer » de toute facture peut être complet ou partiel et renseigné dès la saisie de la pièce. Une transaction particulièrement adaptée aux opérationnels non comptables permet la gestion du bon à payer. En outre, T.O.T.E.M. propose des fonctions de workflow, utilisant la messagerie, pour avertir les utilisateurs opérationnels de nouvelles factures les concernant. Une saisie par items est également possible. Elle permettra aux utilisateurs non-comptables le pré-enregistrement des informations sans visualisation des codes comptables, mais à partir d’une nomenclature des dépenses les plus courantes de l’entreprise.

           

        •  

          La préparation des dettes à régler est effectuée au sein d’un écran unique, permettant :

           

          • De renseigner les divers critères de sélection

           

          • Entités

           

          • Comptes à régler

           

          • Types de tiers (fournisseur, personnel pour notes de frais…)

           

          • Mode de règlement

           

          • Devises

           

          • De modifier, au cours de la préparation, les mouvements (ajout d’une facture non encore comptabilisée par exemple)

           

          • D’accéder immédiatement à toutes les informations relatives au fournisseur (choix d’une adresse de règlement particulière par exemple)

           

          La gestion des règlements fournisseurs

           

          L’émission automatique des règlements fournisseurs tient compte du statut

          « bon à payer » de chacune des dettes à régler, que le BAP soit complet ou partiel.

           

          • offre la possibilité de gérer des correspondances entre modes de règlements, afin, par exemple, de convertir en chèques les traites dont le montant est trop

           

          Tous les types de règlements peuvent être émis, en monnaie locale  comme     en devises. La comptabilisation automatique des règlements avec lettrage après édition des relevé est automatiquement réalisée.

        • Autres particularités

          T.OT.E.M gère la subrogation de paiement aux fournisseurs.

          Cette   fonction   sera   particulièrement   utile   lorsque   le    fournisseur   initial   a recours au Dailly ou au factoring .

          En effet, en place et lieu du fournisseur initial, la société règle la banque ou le factor directement.

        • La passation des écritures dans le compte du tier initial se fait automatiquemen
        • Tiers & Analytique

          La comptabilité analytique, représentative des diverses activités de l’entreprise ne constitue pas, comme dans beaucoup de progiciels un domaine « à part » de

          T.O.T.E.M. En effet, nombreux sont les moyens de « croiser » l’information relative aux tiers avec la comptabilité de gestion propre à l’entreprise.

          La fonction « analyse auxiliaire  détaillée »  de  T.O.T.E.M.  fournit  par  exemple un cube d’analyse multi-dimensionnelle permettant de croiser la balance âgée (clients ou fournisseurs) avec les différents axes analytiques paramétrés.

          Qu’il s’agisse d’un commercial, d’un secteur géographique, d’une activité, l’analyse des encaissements par tiers ou groupe de tiers est immédiate.

          En tenant compte du délai moyen de paiement calculé pour les clients  ou  les fournisseurs, la prévision de trésorerie s’en trouve encore plus réaliste

        • L´analyse des données

          Dès sa conception, T.O.T.E.M. a été vu comme constituant l’entrepôt des données comptables et de gestion de l’entreprise. Ainsi, par l’utilisation de standards de fait ou de marché (bases de données relationnelles, liaisons O.D.B.C., OLE pour la gestion des objets, etc.) et par la volonté de mettre à disposition de l’utilisateur les outils nécessaires à une analyse immédiate et rapide, différents moyens sont offerts à l’utilisateur pour accéder aux données.

          Les consultations

          Elles ont déjà été évoquées au début de ce document et font l’objet d’une attention toute particulière, tant sur le plan de la performance que sur la multiplication des critères de sélection.Toutes les consultations peuvent faire l’objet d’un export au format Excel.

          Ainsi la consultation de l’ensembles de écritures non lettrées par compte client et par responsable permettra d’établir rapidement par commercial la liste des ventes restant à encaisser. Un tri sur la date d’échéance donne immédiatement un état de pré-relance par commercial par exemple.

        • Les outils d’analyse

          L’analyse multidimensionnelle

           

          Afin de répondre aux besoins plus complexes de restitution des données, et notamment en matière d’analyse multi-axes des données analytiques, T.O.T.E.M. propose dans toutes ses consultations multi-critères la possibilité de consulter les données sous forme d’hyper-cube :

          Tous les éléments d’analyse de la structure comptable peuvent être critère de sélection : les comptes, les tiers, les rubriques associées, les sections analytiques, les flux, etc…

          Les outils décisionnels

          Au-delà du progiciel même et du « simple » domaine comptable, il est aujourd’hui primordial pour toute solution progicielle de considérer l’environnement dans lequel elle s’intègre.

          Actium, toujours soucieux d’apporter à ses clients des solutions globales de qualité propose aujourd’hui diverses solutions d’intégration avec les outils décisionnels les plus répandus sur le marché.

          Généralites

          • Multi-sociétés, établissements, périodes, utilisateurs

           

          • Multi-devises (devise pièce, établissement, société)

           

          • Comptabilité générale, auxiliaire, analytique, budgétaire et autres flux (engagements, etc.)

           

          • Client serveur et multi-bases de données relationnelles

           

          • Solutions postes distants via client léger Citrix Metaframe

           

          • Intégration bureautique (transferts des consultations sous Excel, mailings sur tiers, utilisation de la messagerie, association de documents aux flux …)

           

          Principaux paramètres

           

          Plan comptable général

          • Comptes alpha-numériques structurables jusqu’à 10 positions ( + nom sur 20 positions, + clé de recherche prioritaire sur 20 positions)

           

          • Comptabilité auxiliaire possible sur tous les comptes

           

          • Comptes auxiliaires « multi-collectifs »

           

          • Comptabilité analytique possible sur tous les comptes

           

          • Gestion de 10 comptes de regroupements ou de reclassement par compte général (plan de reporting, …)

           

          • Imputation analytique par défaut

           

          Plans comptables analytiques

          • Jusqu’à 10 plans comptables analytiques indépendants
            • Pour chaque compte analytique et pour chaque axe, possibilité d’associer jusqu’à 10 agrégats complémentaires
          •  
            • Table des règles combinatoires d’imputations analytiques entre les différents axes et la comptabilité générale

             

            • Gestion des     répartitions    automatiques    en     montant    et     en pourcentage

             

            • Gestion en montants et en quantités

             

            Plans comptables auxiliaires

            • Gestion de comptabilités auxiliaires multiples par types (clients, fournisseurs, banques, etc.) sur tous les comptes généraux

             

            • Fiche détaillée par tiers comprenant notamment les adresses, contacts et coordonnées bancaires du tiers

             

            • Gestion des événements du tiers (relances, démarches, etc…)

             

            • Informations relatives à la gestion du tiers (contrôle crédit, politique de relance, escomptes, )

             

            Les événements comptables

            • Gestion de tous types d’événements comptables (réels, budgétaires, engagements…)

             

            • Contrôles de cohérences de la saisie d’écritures variables en fonction des types de mouvements. Diagnostic explicite immédiat avec possibilité de mise en attente ou de validation avec statut d’erreur.

             

            • Contrôles de T.V.A. avec génération automatique des lignes de

             

            • Initialisation, duplication des pièces et contre-passation automatique

             

            • Gestion d’écritures temporaires, de situation, d’abonnements avec extournes automatiques

             

            • Suivi et traçabilité des modifications d’écritures

             

            • Saisies d’écritures    budgétaires    à     tous     niveaux    et     toutes comptabilités avec ventilations et duplications
            • Interface d’entrée des écritures unique (tous types de mouvements y compris les budgets) avec gestion complète des contrôles et retraitements en cas d’erreur.

              Restitutions des données

              • Consultations multi-entités, multi-critères, multi-devises (comptes, dates, statuts…)

               

              • Transfert immédiat des résultats de consultation sous Excel, Word…

               

              • Gestion de la piste d’audit à tous niveaux

               

              • Consultation et éditions des journaux, grands-livres, balances

               

              • Analyse des chiffres d’affaires, palmarès par tiers

               

              • Analyse multidimensionnelle par hyper cube sur l’ensemble des critères d’analyse

               

              • Balances âgées par tiers, par tiers et par analytique, avec ou sans analyse des lettrages

               

              • Analyse des ratios clients (taux de couverture de CA, délais moyens de paiement…)

               

              Traitements comptables

               

              Fournisseurs et autres tiers à payer

              • Codification des fournisseurs par code (10 car. AN) ou nom abrégé (20 car. AN)

               

              • Coordonnées multiples, modes de règlements,

               

              • Pré-saisie des factures fournisseurs

               

              • Affectation des factures aux responsables

               

              • Suivi des B.A.P., y compris partiels

               

              • Transaction spécialisée   de   suivi   du   A.P.    des   factures (responsables successif)

               

              • Gestion des règlements automatisés :
                • Echéanciers, balances âgées multi-périodes consultables à l’écran avant édition
                  • Emissions de règlements multi-devises, y compris Euro

                   

                  • Sélection multi-critères des dettes à payer avec gestion des subrogations

                   

                  • Affectations bancaires en pourcentages

                   

                  • Editions (supports papier ou magnétique) et comptabilisation automatique avec lettrage

                   

                  • Edition de l’état préparatoire à la A.S.2

                   

                Clients

                 

                • Codification des clients par code (10 AN) ou nom abrégé (20 AN)

                 

                • Pays, langue, responsable, regroupement (centrales)

                 

                • Coordonnées, adresses, R.I.B. multiples

                 

                • Analyse du risque client

                 

                • Plafonds de crédit, délais moyens de paiement,

                 

                • Nombre de jours de couverture de CA

                 

                • Suivi individuel du portefeuille de traites

                 

                • Module spécialisé   de   gestion   des   règlements   et    du   lettrage permettant tous les types d’organisation

                 

                • Lettrage mono ou multi-comptes,

                 

                • Ecarts de règlements, change, frais bancaires, escomptes

                 

                • Gestion des relevés clients avec suivi et imputation (et lettrage) des règlements sur relevés

                 

                • Relances multi-niveaux et multi-langues avec e-mailing

                 

                • Suivi des événements par client
                  • Calcul du délai moyen de paiement et prise en compte en balance âgée

                   

                  • Facturations diverses permettant l’édition et la comptabilisation de factures clients

                   

                  Banques

                   

                  • Pointage et rapprochement bancaire automatique

                   

                  • Détection automatique des règlements clients lors du pointage bancaire et passation automatique des écritures et lettrages

                   

                  • Génération des fichiers de remises, virements, etc. au format A.F.B. pour transfert via logiciel ETEBAC 3

                   

                  • Analyse de la contre-partie des comptes de banques (cube)

                   

                  T.V.A.

                  • Gestion complète    de    la    V.A.    sur    les    débits    et    sur    les encaissements

                   

                  • Etat préparatoire de T.V.A. détaillé par base, par taux et par fait générateur

                   

                  • Etat justificatif des sommes restant à déclarer par taux et fait générateur

                   

                  Clôtures

                   

                  • Gestion automatique des ouvertures de périodes

                   

                  • Gestion du chevauchement d’exercices avec reprise des à-nouveaux provisoires

                   

                  • Possibilités de clôtures partielles des périodes par journal

                   

                  • Traitement des divers types de comptes (normaux, lettrables, pointables)

                   

                  • Différenciation entre clôture de comptabilité générale et clôture de comptabilité analytique
                    • Conservation optionnelle de l’historique en ligne (pas de limitation de durée)

                     

                    Autres traitements

                    • Editions des bilans et comptes de résultats et transfert (optionnel) sous Excel

                     

                    • Identification, par société des mouvements intra-groupe par analyse des tiers déclarés « groupe »

                     

                    • Refacturations internes par génération automatique des factures fournisseurs de la société destinataire à partir des factures clients de la société émettrice

                     

                    • Module (optionnel) de gestion des tableaux de bords sous Excel et des infocentres