Les récentes évolutions technologiques proposées par les acteurs mondiaux tels que Microsoft, Intel ou IBM ont mis en évidence les principaux concepts des systèmes d’informations à venir :
l’accès immédiat aux informations, la navigation fonctionnelle d’une information à l’autre, les fonctionnalités contextuelles, etc… Tous ces éléments caractéristiques de l’ergonomie des outils informatiques concourent à une appréhension rapide et efficace des divers éléments et de l’organisation du système d’informations.
La richesse d’un système d’informations repose non seulement sur la capacité des outils à traiter les informations, mais aussi à restituer uniquement l’information utile.
Internet, intra net, extra net,.NET…. L’avènement de standards de fait ou de marché permet aujourd’hui la communication des systèmes entre eux et ce, à tous niveaux. Les échanges d’informations s’en trouvent facilités et l’efficacité de chacun n’en est que davantage renforcée. Le concept d’entreprise étendue devient aujourd’hui réalité.
Dans les domaines de la comptabilité, de la finance et du contrôle de gestion, ces éléments permettent aujourd’hui d’envisager des outils répondant non seulement aux besoins fonctionnels des différents acteurs de l’entreprise, mais aussi et surtout à la nécessité de décision. Réagir, mais aussi et surtout agir, anticiper, prévoir…
Orientée vers la satisfaction des besoins des utilisateurs de l’information financière, la comptabilité, entendue au sens large du terme, est aujourd’hui plus que jamais, un outil de gestion, de pilotage et d’aide à la décision.
Dans cet esprit, et pour répondre à la demande croissante du marché et plus particulièrement de ses clients, Actium présente T.O.T.E.M. pour la gestion économique et financière des moyennes et grandes entreprises.
En cherchant à faire de la comptabilité un véritable outil de gestion à la disposition des décideurs de l’entreprise, alliant productivité et pertinence des informations, les concepteurs de T.O.T.E.M. ont respecté trois principes fondamentaux, tout au long des développements du progiciel :
T.O.T.E.M intègre totalement la notion de flux économiques, qu’il s’agisse de flux concourants à l’obtention du résultat, à l’analyse de la trésorerie, ou que ces flux soient réels, prévisionnels, budgétaires, d’engagements,etc.
Cette comptabilité par les flux permet un développement novateur et efficace de la gestion de l’entreprise, privilégiant l’analyse directe par rapport à l’analyse par inventaire, notamment en matière d’engagements. Ainsi la dynamique de gestion s’en trouve-t-elle renforcée dans le progiciel.
Chaque flux géré dans T.O.T.E.M. est unique par les informations qu’il contient et les caractéristiques qui le qualifient. L’écriture est vue en tant que telle comme un objet à part entière, possédant ses propres caractéristiques. Les possibilités d’analyse, de filtre, de tris s’en trouvent ainsi améliorées.
La traçabilité (ou piste d’audit) est présente tout au long de l’utilisation de l’applicatif permettant ainsi la justification de toute information au sein du système.
Parce que l’entreprise est régie par un ensemble de règles qui lui sont propres (culture, procédures, métiers…), les concepteurs de T.O.T.E.M. ont souhaité répondre à ses besoins, en la considérant en tant qu’organisation unique et individuelle.Ainsi, les développements de T.O.T.E.M. s’appuient-ils sur des standards de fait ou de marché afin de garantir l’évolutivité, la portabilité et la pérennité des systèmes d’informations construits autour du progiciel.
L’architecture technique de T.O.T.E.M. repose sur des principes de développement « up to date » autorisant tous les types d’implantation.
En outre, T.O.T.E.M. propose des solutions de postes distants via tous les types de réseaux, y compris l’internet, grâce à l’environnement Citrix Metaframe.
Le développement objet au service de l’homogénéité.
Qu’il s’agisse de menus contextuels attachés à un champ ou une région de l’écran, ou de boutons explicites, T.O.T.E.M. développe une navigation simple et contextuelle en réponse au besoin de traçabilité et d’analyse des informations qui s’y trouvent. Ainsi, est – il possible de suivre un mouvement comptable depuis n’importe quel type de consultation, par exemple à partir d’une balance analytique.
Elles respectent les pré-requis évoqués plus haut relativement à la conception du progiciel. En effet, privilégiant l’information utile, T.O.T.E.M. offre de multiples possibilités de consultation des informations de toutes sortes, et ce, pour tous les niveaux d’utilisateurs.En effet, T.O.T.E.M. propose
Ou bien encore l’utilisation la consultation au travers du cube d’analyse muti-dimensionnelle présent à tous niveaux de l’application.
Toutes les consultations peuvent faire l’objet d’un export immédiat sous Excel grâce à l’icône présente à l’écran.
De plus, le module « Infocentre — Tableaux de bords sous Excel » créée automatiquement un lien dynamique entre la base de données de T.O.T.E.M. et Excel pour la constitution de tableaux de reporting.
Le concept d’information unique, sur lequel repose T.O.T.E.M., constitue l’un des éléments majeurs qui a prévalu à la conception fonctionnelle du progiciel. Ainsi, le progiciel propose-t-il une saisie unique alimentant les différentes comptabilités gérées par le progiciel. Autour de cette information unique caractérisant le flux financier (information économique unitaire, réelle ou prévisionnelle), gravite l’ensemble des fonctionnalités réparties au sein des différents domaines fonctionnels du progiciel.
GénéralitésLa gestion des « multi »
Multi – entités
T.O.T.E.M. permet de traiter un nombre illimité de sociétés et d’établissements. En fonction des besoins d’organisation, T.O.T.E.M. permet de gérer un référentiel unique pour l’ensemble des entités traitées, et de répondre aux particularités de chacune par une gestion d’autorisations d’accès.
Cette véritable gestion multi-entités permet également la consultation et l’édition de l’ensemble des données par simple sommation arithmétique. T.O.T.E.M. prépare également les opérations de consolidation par identification automatique des écritures intra-groupe. T.O.T.E.M. autorise également la passation automatique des flux compensatoires pour les écritures inter-établissements par paramétrage des comptes d’attente associés à ces types de mouvements. Un module de re-facturation interne permet également de générer automatiquement les écritures de facturation entre entités sœurs.
Multi – périodes
Chaque période comptable peut être définie de date à date, le nombre de périodes par exercice étant illimité.Les écritures peuvent être conservées en historique autant de temps que nécessaire.T.O.T.E.M. propose également une gestion des archives paramétrable.
Multi devises
T.O.T.E.M. permet l’enregistrement de tout mouvement en devise.
La gestion de tables par type de taux permet de définir, par exemple, un cours de transaction entre une filiale et sa maison-mère, entre la société et ses tiers.
A tout moment, l’utilisateur peut restituer l’information saisie en monnaie locale comme en devises.
Multi – plans de comptes
Tous les comptes (généraux, tiers, analytiques), quel qu’en soit le type, peuvent faire l’objet d’un lien parent-enfant avec un compte agrégat (jusqu’à 10 liens pour un seul compte). Cette fonction peut être utilisée par exemple :
Enfin, les consultations intègrent cette structuration hiérarchique des plans de comptes avec la possibilité de regroupement à tout niveau par simple positionnement d’un curseur sur le niveau désiré :
Multi-utilisateurs
En concevant T.O.T.E.M. en tant que véritable source de l’information économique globale de l’entreprise (data mart, ou info centre comptable), les auteurs ont pris en compte l’adaptabilité du progiciel dans le contexte de chaque acteur du système d’information.
Chaque utilisateur se voit affecté d’un domaine fonctionnel au sein duquel il peut librement évoluer.
Ainsi, est-il possible de définir par exemple, un domaine offrant la possibilité pour chaque collaborateur d’une direction commerciale d’accéder uniquement à la consultation des comptes clients, ou de spécialiser, à l’intérieur de la Direction financière, les collaborateurs par fonctions (fournisseurs, trésorerie, …) ou par activités (entités, établissements, sociétés…).
Certains comptes peuvent également se voir affectés de mots de passe définis par l’administrateur comptable.
De plus, T.O.T.E.M. propose diverses fonctionnalités de workflow, permettant l’échange entre utilisateurs par messagerie (validation des factures fournisseurs, ou des demandes d’achats dans le cadre du module de gestion des engagements).
Parce que l’information comptable n’est pas seulement fiscale et légale, parce que l’information économique vit, évolue, se transforme au gré des événements de l’entreprise, T.O.T.E.M. s’appuie sur une gestion élaborée des flux de mouvements afin de traiter et restituer les différents stades opérationnels des informations économiques régissant la vie de l’entreprise.
Quel que soit le niveau de restitution souhaité (compte ou agrégat de comptes), qu’il s’agisse d’une édition traditionnelle (grand-livre, balance…) ou de gestion (flux de trésorerie, compte de résultat par axe, etc…), l’utilisateur peut choisir les types de flux à inclure.
T.O.T.E.M. permet d’intégrer tous les types de mouvements, par le biais d’une structure d’accueil unique. L’intégration comprend tous les contrôles définis par l’utilisateur pour la saisie de mouvements. Les contrôles sont effectués au moment de l’intégration et immédiatement diagnostiqués, permettant une analyse rapide du traitement :
Le module O.L.E. de T.O.T.E.M. offre également la possibilité d’intégrer, au sein d’applications en amont ou en aval, des objets (compte, tiers, analytique, tables de référence) pour contrôle. En utilisant la technologie OLE (Object Link Embedded) de Microsoft, les possibilités d’interopérabilité entre applications se trouvent renforcées.
Les grands principes de fonctionnement et de structure ont été évoqués plus haut. Ils ont mis en évidence les avantages de T.O.T.E.M. en matière de structure et d’organisation des comptabilités traitées.
Les axes analytiques
T.O.T.E.M. permet de gérer jusqu’à 10 axes analytiques totalement indépendants. Pour chaque axe d’analyse, il est possible de définir une hiérarchie :
11 Département
111 Service etc.
Ainsi, peut-on par exemple redéfinir dans notre exemple, une nouvelle affectation de l’atelier avec un nouveau produit, une nouvelle gamme, etc… sans avoir à redéfinir sa codification de base.
La consultation est proposée en détail ou en cumul en fonction des choix de l’utilisateur
En offrant la possibilité de gérer l’information budgétaire sous forme de flux (l’utilisation des types de flux permet le suivi de n versions budgétaires), les concepteurs de T.O.T.E.M. ont eu le souci d’intégrer pleinement une fonction de l’entreprise en pleine émergence.
En effet, les budgets peuvent être saisis (ou intégrés) à quelque niveau de regroupement que ce soit.
De plus, la spécificité de l’élaboration des informations budgétaires propre à chaque entreprise a conduit les concepteurs de T.O.T.E.M. à proposer une solution à la fois simple et conviviale en matière d’élaboration des budgets à partir de données existantes dans la base comptable.
corrigé d’un coefficient exprimé en pourcentage d’augmentation
Trois objectifs majeurs prédominent dans le domaine de la comptabilité des tiers.
T.O.T.E.M. permet de définir autant de plans de comptabilité auxiliaire que nécessaire, permettant le traitement de tous les types de tiers.
Elle peut être traitée sur les débits comme sur les encaissements. Calculée et comptabilisée automatiquement lors de la saisie des mouvements, elle fait l’objet d’un contrôle systématique à l’intégration.T.O.T.E.M. propose l’édition d’un état préparatoire de déclaration CA3, en contrôlant la cohérence de la déclaration par rapport au chiffre d’affaires.
La T.V.A. sur les encaissements fait l’objet d’un traitement particulièrement complet, dans la mesure où les lettrages sont régulièrement effectués. Le cas des factures multi-taux, multi-types (débits et encaissements) est également traité avec T.O.T.E.M.
La gestion des règlements clients
Les relevés
Toutes les conditions commerciales d’un client peuvent être enregistrées dans
T.O.T.E.M. Le progiciel intègre la fonction d’édition de relevés de factures, propositions de règlements avec ou sans traite en pied.
La personnalisation des relevés est réalisée dans T.O.T.E.M. grâce à un éditeur complet (Crystal Report ) permettant l’intégration d’objets de type graphique (images, logos…).
Les clients « intra-groupes » ne sont pas oubliés, puisque T.O.T.E.M. permet
La fonction de lettrage revêt une importance capitale dans la justification des comptes et dans la traçabilité de l’information. Ergonomie et puissance fonctionnelle font partie des atouts majeurs de T.O.T.E.M. en la matière :
Une transaction, dédiée à l’enregistrement simultané des règlements et au lettrage, permet au progiciel de répondre à tous les types d’organisation :
Les Remises en banque
La fonction « remises en banque » doit être génératrice de productivité d’une part, mais aussi et surtout d’économie en matière de frais bancaires.
La gestion des effets clients
Le suivi du portefeuille des effets est réalisé de façon totalement individualisée par client.Il assure la gestion de tous les types de remises (encaissement, escompte) en permettant à l’utilisateur la sélection optimisée des traites à encaisser.
Le progiciel offre en outre la possibilité de modifier le R.I.B. attaché à chaque règlement.
Les relances
Afin de répondre aux différents besoins de gestion des relances client tout en liant la dimension financière à la dimension commerciale, T.O.T.E.M. propose une gestion affinée des relances clients jusqu’à 4 niveaux définis en fonction du retard, mais également des critères suivants :
L’historique des relances effectuées est conservé au niveau de chaque facture et le progiciel offre la possibilité de suivre des relances téléphoniques en enregistrant pour chaque tiers les diverses actions réalisées (appels téléphoniques, courriers particuliers…). Il est également possible d’affecter une note à chaque pièce objet d’une relance.
Afin de répondre au besoin d’établissement de factures diverses émises par le service comptabilité, souvent réalisées sous Word ou sous Excel, T.O.T.E.M. intègre une fonction facturation diverse s’appuyant sur une véritable table des prestations.La facture est saisie, éditée et comptabilisée en une seule opération.
La fiche fournisseur
Elle reprend des caractéristiques équivalentes à celles de la fiche client, tout en proposant quelques spécifités liées à la gestion du fournisseur :Gestion d’un responsable du fournisseur
Les engagements de dépenses
Ils font l’objet d’un module commercialisé séparément, mais totalement intégré à
T.O.T.E.M. (voir notre document « T.O.T.E.M. gestion des engagements »)
Le circuit des factures fournisseurs
T.O.T.E.M. propose une fonction de pré-saisie des factures fournisseurs avec affectation d’un responsable du « bon à payer ».
Le « bon à payer » de toute facture peut être complet ou partiel et renseigné dès la saisie de la pièce. Une transaction particulièrement adaptée aux opérationnels non comptables permet la gestion du bon à payer. En outre, T.O.T.E.M. propose des fonctions de workflow, utilisant la messagerie, pour avertir les utilisateurs opérationnels de nouvelles factures les concernant. Une saisie par items est également possible. Elle permettra aux utilisateurs non-comptables le pré-enregistrement des informations sans visualisation des codes comptables, mais à partir d’une nomenclature des dépenses les plus courantes de l’entreprise.
La préparation des dettes à régler est effectuée au sein d’un écran unique, permettant :
La gestion des règlements fournisseurs
L’émission automatique des règlements fournisseurs tient compte du statut
« bon à payer » de chacune des dettes à régler, que le BAP soit complet ou partiel.
Tous les types de règlements peuvent être émis, en monnaie locale comme en devises. La comptabilisation automatique des règlements avec lettrage après édition des relevé est automatiquement réalisée.
T.OT.E.M gère la subrogation de paiement aux fournisseurs.
Cette fonction sera particulièrement utile lorsque le fournisseur initial a recours au Dailly ou au factoring .
En effet, en place et lieu du fournisseur initial, la société règle la banque ou le factor directement.
La comptabilité analytique, représentative des diverses activités de l’entreprise ne constitue pas, comme dans beaucoup de progiciels un domaine « à part » de
T.O.T.E.M. En effet, nombreux sont les moyens de « croiser » l’information relative aux tiers avec la comptabilité de gestion propre à l’entreprise.
La fonction « analyse auxiliaire détaillée » de T.O.T.E.M. fournit par exemple un cube d’analyse multi-dimensionnelle permettant de croiser la balance âgée (clients ou fournisseurs) avec les différents axes analytiques paramétrés.
Qu’il s’agisse d’un commercial, d’un secteur géographique, d’une activité, l’analyse des encaissements par tiers ou groupe de tiers est immédiate.
En tenant compte du délai moyen de paiement calculé pour les clients ou les fournisseurs, la prévision de trésorerie s’en trouve encore plus réaliste
Dès sa conception, T.O.T.E.M. a été vu comme constituant l’entrepôt des données comptables et de gestion de l’entreprise. Ainsi, par l’utilisation de standards de fait ou de marché (bases de données relationnelles, liaisons O.D.B.C., OLE pour la gestion des objets, etc.) et par la volonté de mettre à disposition de l’utilisateur les outils nécessaires à une analyse immédiate et rapide, différents moyens sont offerts à l’utilisateur pour accéder aux données.
Elles ont déjà été évoquées au début de ce document et font l’objet d’une attention toute particulière, tant sur le plan de la performance que sur la multiplication des critères de sélection.Toutes les consultations peuvent faire l’objet d’un export au format Excel.
Ainsi la consultation de l’ensembles de écritures non lettrées par compte client et par responsable permettra d’établir rapidement par commercial la liste des ventes restant à encaisser. Un tri sur la date d’échéance donne immédiatement un état de pré-relance par commercial par exemple.
L’analyse multidimensionnelle
Afin de répondre aux besoins plus complexes de restitution des données, et notamment en matière d’analyse multi-axes des données analytiques, T.O.T.E.M. propose dans toutes ses consultations multi-critères la possibilité de consulter les données sous forme d’hyper-cube :
Tous les éléments d’analyse de la structure comptable peuvent être critère de sélection : les comptes, les tiers, les rubriques associées, les sections analytiques, les flux, etc…
Les outils décisionnels
Au-delà du progiciel même et du « simple » domaine comptable, il est aujourd’hui primordial pour toute solution progicielle de considérer l’environnement dans lequel elle s’intègre.
Actium, toujours soucieux d’apporter à ses clients des solutions globales de qualité propose aujourd’hui diverses solutions d’intégration avec les outils décisionnels les plus répandus sur le marché.
Plan comptable général
Fournisseurs et autres tiers à payer