Bilan

Déjà la fin de l’année 2000 et l’heure des bilans approche pour bon nombre d’entre vous. Il y a justement du nouveau de ce côté avec l’option « bilans sous Excel » (voir plus bas), en réponse à la demande pressante de certains de nos utilisateurs. Nous préparons également l’année 2001 et son plan de développement. Certains ont spontanément répondu à notre courrier de décembre et nous les en remercions. N’hésitez pas à nous faire part de votre
avis sur les sujets proposés. Nous sommes également à l’écoute de toutes vos suggestions dans ce domaine.
C’est également l’heure du bilan pour Actium, avec une année 2000 riche en évolutions fonctionnelles et en nouveaux modules complémentaires. Le renforcement de notre équipe de consultants, le recentrage de notre activité sur les services et le développement de l’activité progiciel nous ont permis de faire de l’année 2000 une bonne
année, même si elle n’est pas à la hauteur de nos espérances. Mais la crise conjoncturelle que traverse le marché semble en passe d’être terminée si l’on en croit les perspectives de nouveaux clients qui devraient prochainement rejoindre notre communauté d’utilisateurs. 2001 sera l’année de l’Euro puisque vous serez nombreux à opérer la fameuse « bascule » de vos applications et nous nous efforcerons de vous aider dans cette tâche par notre réactivité et notre savoir-faire dans ce domaine.

Nous lançons la mise en production du prochain module de gestion des immobilisations. Profitant de notre expérience sous DOS, et à la demande d’un certain nombre de clients, ce module, très intégré à T.O.T.E.M. devrait voir le jour vers la mi-2001. Ainsi, la gestion de plans d’amortissements multiples pour un bien, la liaison directe à
partir de la saisie des factures, les analy ses multidimensionnelles grâce au cube … sont autant de fonctionnalités au menu de ce module. Faites-nous part de votre intérêt sur ce module et bénéficiez avant sa sortie d’une offre de souscription exceptionnelle.

Votre bilan sous Excel

Vous étiez nombreux à le réclamer, on l’a fait : désormais, vous pouvez constituer et paramétrer votre bilan et votre
compte de résultat directement
sous Excel. En effet, jusqu’à présent, ces seuls états étaient proposés en standard via le runtime d’éditions Crystal Report, offrant peu de souplesse de construction et surtout l’impossibilité d’exploiter ultérieurement ces données.
Ce module permet de paramétrer, pour chaque rubrique du bilan et du compte de résultat
(forme réelle normale) les différents comptes et règles de calcul.Les feuilles Excel sont ensuite automatiquement constituées. Elles ne sont pas modifiables, mais peuvent servir de source de données à d’autres
feuilles de calcul. Offert aux clients détenteurs de l’option « tableaux de bords sous Excel », ce module peut
être acquis séparément. Il est disponible dès à présent :
Pluriad (Dargaud, Fleurus…) et Comédie ! ont déjà souhaité le mettre en place.
Une version prochaine comprendra la possibilité d’obtenir de nouvelles éditions établies sur le même principe.

Les règlements clients issus de la communication bancaire :
Pointez, lettrez !

Du nouveau dans la fonction rapprochement bancaire. En effet, le module propose désormais de comptabiliser et de
lettrer les règlements par virements et prélèvements reçus par la banque. Explication du principe :
Chacun de vos clients vous règlant par virement indique une « référence » de virement, reprise par votre banque dans le fichier qu’elle vous transmet. Cette référence unique peut désormais être stockée dans le R.I.B. de la fiche client T.O.T.E.M. Lors du rapprochement bancaire automatique, les règlements clients sont ainsi automatiquement
analysés par rapprochement de la référence figurant sur l’ordre de virement émis par le client, et celle stockée
sur la fiche client de T.O.T.E.M. En cas de correspondance des montants, une écriture de client à Banque est automatiquement passée et le lettrage réalisé.
Si la correspondance a lieu uniquement sur la référence, alors T.O.T.E.M. affiche les règlements disponibles.
Cette fonctionnalité mise en place procure un gain de temps important pour tous vos règlements par virements,
prélèvements ou traites.

L’analyse auxiliaire détaillée

Il y a quelques semaines, vous avez pu voir apparaître sur votre menu T.O.T.E.M. l’option « analyse auxiliaire détaillée ».Cette option de T.O.T.E.M. constitue l’un des modules les plus « puissants » du progiciel puisqu’elle
permet de mettre en relation les comptes de tiers avec les comptes analytiques. L’analyse des lettrages par compte de tiers permet ainsi d’obtenir une situation échéancée prévisionnelle ou passée (balance âgée) par section analytique
ou regroupement de sections (projet, activité, etc.)
L’analyse réalisée sur les écritures est ensuite extrapôlée aux rubriques de regroupement(tiers et analytiques), mais aussi aux responsables (analyse détaillée des encaissements par commercial et par produit par exemple).
Ce module permet également d’obtenir un échéancier tenant compte du délai moyen de règlement clients (voir nouveautés fonctionnelles), offrant ainsi une perspective de la trésorerie client plus
réaliste. Un cube d’analyse multi-dimensionnelle complète, bien entendu, ces diverses fonctionnalités.

 

Quelques nouveautés fonctionnelles…

Il est désormais possible de retrouver une pièce dans T.O.T.E.M. à partir de la consultation d’un cube : Le bouton « Pièce » a été ajouté. Il vous permet de retrouver immédiatement le détail d’une pièce à partir de son numéro.

  • Les bilans et compte de résultat peuvent désormais être édités dans la devise de votre choix : Entité, Etablissement ou Euro.
  • De même, la déclaration de TVA peut être affichée en devise d’entité ou en devise d’établissement (passage
    Euro oblige !)
  • T.O.T.E.M. calcule désormais le délai moyen de règlement client : A chaque enregistrement de règlement
    client, lors du lettrage, le nombre de jours entre la date de lettrage et la date d’échéance est calculé et pondéré (moyenne). Ce calcul peut être réinitialisé à la demande. Le module (optionnel) de balance âgée détaillée permet d’obtenir une balance âgée détaillée tenant compte de cet écart moyen constaté, en plus des conditions d’échéances enregistrées sur les factures. La prévision de trésorerie n’en est que plus réaliste.
    Ce calcul peut être consulté à partir de la fiche tiers (bouton Ecart).
  • Le traitement de génération des tables d’infocentre (module « tableaux de bord ») peut maintenant être exécuté en traitement par lot et donc automatisé dans un traitement de nuit par exemple.
  • Un cube est maintenant disponible dans la fonction rapprochement bancaire .
  • Les archives peuvent maintenant être prises en compte lors de l’édition du grand-livre analytique. Il devient maintenant possible d’éditer l’ensemble des mouvements d’un projet depuis sa date de création sur un seul document.
  • L’analyse des comptes de banque permet, à l’image du cube ci-dessous, de dresser la situation synthétique des rapprochements bancaires de l’ensemble du pool bancaire. Entité, Compte, Banque et Devise en constituent les critères.

Gestion des documents : Scannez à 32 ppm !

En réponse au besoin de ‘’K’’Line au Havre, on a élaboré une solution permettant la scannerisation rapide
des documents. En effet, l’objectif était de pouvoir dissocier l’opération de numérisation de la saisie des écritures et du rapprochement des deux éléments. Cette chose est faite désormais puisqu’on a développé une
solution de numérisation rapide allant jusqu’à 32 pages par minute (données constructeur bien entendu).
Dès l’arrivée dans l’entreprise, les documents sont scannés et les fichiers stockés sur le serveu Une fois les pièces scannées, l’utilisateur peut procéder à la saisie et au rapprochement des
factures. Tout document associable à une écriture comptable est concerné par ce module.

Gestion des écritures temporaires

Nouvelle fonctionnalité du côté du traitement de vos situations de fin de période. La gestion des écritures temporaires vous permet maintenant :

  • De dupliquer vos mouvements de cut-off d’un mois sur l’autre .
  • D’extourner vos mouvements de cut-off d’un mois sur l’autre
  •  De conserver ou de supprimer les mouvements « d’origine »
  • De transformer des mouvements de simulation en opérations diverses (flux réel)… et tout cela sur des lots d’écritures extraites par période et par journal.
  • Cette fonctionnalité, attendue par nombre d’entre-vous est désormais disponible. Parlez-en à votre consultant !