Autres propriétés

Les récentes évolutions technologiques proposées par les acteurs mondiaux tels que Microsoft, Intel ou IBM ont mis en évidence les principaux concepts des systèmes d’informations à venir :

  • Intuitif :

l’accès immédiat aux informations, la navigation fonctionnelle d’une information à l’autre, les fonctionnalités contextuelles, etc… Tous ces éléments caractéristiques de l’ergonomie des outils informatiques concourent à une appréhension rapide et efficace des divers éléments et de l’organisation du système d’informations.

  • Utile :

La richesse d’un système d’informations repose non seulement sur la capacité des outils à traiter les informations, mais aussi à restituer uniquement l’information utile.

  • Communicant

Internet, intra net, extra net,.NET…. L’avènement de standards de fait ou de marché permet aujourd’hui la communication des systèmes entre eux et ce, à tous niveaux. Les échanges d’informations s’en trouvent facilités et l’efficacité de chacun n’en est que davantage renforcée. Le concept d’entreprise étendue devient aujourd’hui réalité.

Dans les domaines de la comptabilité, de la finance et du contrôle de gestion, ces éléments permettent aujourd’hui d’envisager des outils répondant non seulement aux besoins fonctionnels des différents acteurs de l’entreprise, mais aussi et surtout à la nécessité de décision. Réagir, mais aussi et surtout agir, anticiper, prévoir…

Orientée vers la satisfaction des besoins des utilisateurs de l’information financière, la comptabilité, entendue au sens large du terme, est aujourd’hui plus que jamais, un outil de gestion, de pilotage et d’aide à la décision.

Dans cet esprit, et pour répondre à la demande croissante du marché et plus particulièrement de ses clients, Actium présente T.O.T.E.M. pour la gestion économique et financière des moyennes et grandes entreprises.

ARCHITECTURE

Principes fondateurs

En cherchant à faire de la comptabilité un véritable outil de gestion à la disposition des décideurs de l’entreprise, alliant productivité et pertinence des informations, les concepteurs de T.O.T.E.M. ont respecté trois principes fondamentaux, tout au long des développements du progiciel :

La gestion par les flux

T.O.T.E.M intègre totalement la notion de flux économiques, qu’il s’agisse de flux concourants à l’obtention du résultat, à l’analyse de la trésorerie, ou que ces flux soient réels, prévisionnels, budgétaires, d’engagements,etc.

Cette comptabilité par les flux permet un développement novateur et efficace de la gestion de l’entreprise, privilégiant l’analyse directe par rapport à l’analyse  par inventaire, notamment en matière d’engagements. Ainsi la dynamique de gestion s’en trouve-t-elle renforcée dans le progiciel.

L’unicité de l’information

Chaque flux géré dans T.O.T.E.M. est unique par les informations qu’il contient et les caractéristiques qui le qualifient. L’écriture est vue en tant que telle comme un objet à part entière, possédant ses propres caractéristiques. Les possibilités d’analyse, de filtre, de tris s’en trouvent ainsi améliorées.

L’accessibilité immédiate

La traçabilité (ou piste d’audit) est présente tout au long de l’utilisation de l’applicatif permettant ainsi la justification de toute information au sein du système.

Architecture technique, technologique

Parce que l’entreprise est régie par un ensemble de règles qui lui sont propres (culture, procédures, métiers…), les concepteurs de T.O.T.E.M. ont souhaité répondre à ses besoins, en la considérant en tant qu’organisation unique et individuelle.Ainsi, les développements de T.O.T.E.M. s’appuient-ils sur des standards de fait ou de marché afin de garantir l’évolutivité, la portabilité et la pérennité des systèmes d’informations construits autour du progiciel.

Bases de données, outils de développement

L’architecture    technique    de     T.O.T.E.M.     repose     sur     des    principes     de développement « up to date » autorisant tous les types d’implantation.

  • Développement en mode client serveur prêt pour les architectures 3 tiers
  • Développement en mode objet publiables (voir module L.E.)
  • Multi-bases de données relationnelles (MS SQL Server, Sybase, Oracle…)
  • Tous types de serveurs de données (Windows 2000, Unix, Novell,…)

En outre, T.O.T.E.M. propose des solutions de postes distants via tous les types de réseaux, y compris l’internet, grâce à l’environnement Citrix Metaframe.

Ergonomie

Le développement objet au service de l’homogénéité.

  • est composé d’un ensemble d’objets s’imbriquant harmonieusement entre eux. Le concept d’information unique est également présent dans l’utilisation du progiciel puisque chaque objet peut être appelé par l’utilisateur en fonction du contexte d’utilisation. Par exemple, le même objet « plan comptable » peut être appelé à partir du menu de paramétrage de l’applicatif, ou bien en cours de saisie d’un événement comptable. Cette harmonisation permet une prise en main aisée de l’outil et permet à l’utilisateur de se sentir plus rapidement à l’aise par rapport au fonctionnement général de l’application.

La navigation pour servir la piste d’audit

Qu’il s’agisse de menus contextuels attachés à un champ ou une région de l’écran, ou de boutons explicites, T.O.T.E.M. développe une navigation simple et contextuelle en réponse au besoin de traçabilité et d’analyse des informations qui s’y trouvent. Ainsi, est – il possible de suivre un mouvement comptable depuis n’importe quel type de consultation, par exemple à partir d’une balance analytique.

Restitutions des informations

Elles respectent les pré-requis évoqués plus haut relativement à la conception du progiciel. En effet, privilégiant l’information utile, T.O.T.E.M. offre de multiples possibilités de consultation des informations de toutes sortes, et ce, pour tous les niveaux d’utilisateurs.En effet, T.O.T.E.M. propose

  • Une saisie combinatoire des critères de consultation comme sur l’écran ci-dessous :mOu bien encore l’utilisation la consultation au travers du cube d’analyse muti-dimensionnelle présent à tous niveaux de l’application.

    m

    Intégration bureautique

    lolToutes les consultations peuvent faire l’objet d’un export immédiat sous Excel grâce à l’icône présente à l’écran.

    Infocentre et reporting

    De plus, le module « Infocentre — Tableaux de bords sous Excel » créée automatiquement un lien dynamique entre la base de données de T.O.T.E.M. et Excel pour la constitution de tableaux de reporting.f

    Le concept d’information unique, sur lequel repose T.O.T.E.M., constitue l’un des éléments majeurs qui a prévalu à la conception fonctionnelle du progiciel. Ainsi, le progiciel propose-t-il une saisie unique alimentant les différentes comptabilités gérées par le progiciel. Autour de cette information unique caractérisant le flux financier (information économique unitaire, réelle ou prévisionnelle), gravite l’ensemble des fonctionnalités réparties au sein des différents domaines fonctionnels du progiciel.

      • Saisie des mouvements réels sur des comptes définis sur 8 positions etSaisie des mouvements budgétaires sur des groupes de comptes sur 6
        • Pour agréger des sections analytiques selon divers axes d’analyse,
          • permet également la réévaluation automatique des dettes et créances libellées en devises et génère, après proposition, l’écriture de différence de conversion en fin d’exercice.

            La traçabilité de l’information, des différents stades d’évolution du flux économique (depuis l’engagement jusqu’au flux de trésorerie par exemple) est assurée au moyen de liens simples et explicites. L’utilisateur peut, à tout moment, justifier, contrôler, afin de mieux maîtriser l’information.

            Les domaines fonctionnels

            GénéralitésLa gestion des « multi »

            Multi – entités

            T.O.T.E.M. permet de traiter un nombre illimité de sociétés et d’établissements. En fonction des besoins d’organisation, T.O.T.E.M. permet de gérer un  référentiel unique pour l’ensemble des entités traitées, et de répondre aux particularités de chacune par une gestion d’autorisations d’accès.

            Cette véritable gestion multi-entités permet également la consultation et l’édition de l’ensemble des données par simple sommation arithmétique. T.O.T.E.M. prépare également les opérations de consolidation par  identification  automatique des écritures intra-groupe. T.O.T.E.M. autorise également la passation automatique des flux compensatoires pour les écritures  inter-établissements  par  paramétrage  des  comptes d’attente associés à ces types de mouvements. Un module de re-facturation interne permet également de générer automatiquement les écritures de facturation entre entités sœurs.

            Multi – périodes

            Chaque période comptable peut être définie de date à date, le nombre de périodes par exercice étant illimité.Les écritures peuvent être conservées en historique autant de temps que nécessaire.T.O.T.E.M. propose également une gestion des archives paramétrable.

            Multi devises

            T.O.T.E.M. permet l’enregistrement de tout mouvement en devise.

            La gestion de tables par type de taux permet de définir, par exemple, un cours de transaction entre une filiale et sa maison-mère, entre la société et ses tiers.

            A tout moment, l’utilisateur peut restituer l’information saisie en monnaie locale comme en devises.

          Multi – plans de comptes

          Tous les comptes (généraux, tiers, analytiques), quel qu’en soit le type, peuvent faire l’objet d’un lien parent-enfant avec un compte agrégat (jusqu’à 10 liens pour un seul compte). Cette fonction peut être utilisée par exemple :

          • pour associer le plan de comptes de la filiale au plan de comptes de la maison mère,

           

          • pour identifier les comptes intra-groupe par exemple,

           

          • Pour regrouper des comptes de tiers (tous les magasins d’une centrale),

           

        p

    • T.O.T.E.M peut également gérer tous les niveaux de regroupement basés sur la structure hiérarchique de codification des comptes, ainsi que les saisies en fonction du type de mouvement. Par exemple :
      • Saisie des mouvements réels sur des comptes définis sur 8 positions et

       

      • Saisie des mouvements budgétaires sur des groupes de comptes sur 6

       

       

      Enfin, les consultations intègrent cette structuration hiérarchique des plans de comptes avec la possibilité de regroupement à tout niveau par simple positionnement d’un curseur sur le niveau désiré :

      Multi-utilisateurs

       

      En concevant T.O.T.E.M. en tant que véritable source de l’information économique globale de l’entreprise (data mart, ou info centre comptable),  les auteurs ont pris en compte l’adaptabilité du progiciel dans le contexte de chaque acteur du système d’information.

      Chaque utilisateur se voit affecté d’un domaine fonctionnel au sein duquel il peut librement évoluer.

      Ainsi, est-il possible de définir par exemple, un domaine offrant la possibilité pour chaque collaborateur d’une direction commerciale d’accéder uniquement à la consultation des comptes clients, ou de spécialiser, à l’intérieur de la Direction financière, les collaborateurs par fonctions (fournisseurs, trésorerie, …) ou par activités (entités, établissements, sociétés…).

      Certains comptes peuvent également se voir affectés de mots de passe définis par l’administrateur comptable.

      De plus, T.O.T.E.M. propose diverses fonctionnalités de workflow, permettant l’échange entre utilisateurs par messagerie (validation des factures fournisseurs, ou des demandes d’achats dans le cadre du module de gestion des engagements).

      Les types de fluxJN

      Parce que l’information comptable n’est pas seulement fiscale et légale, parce que l’information économique vit, évolue, se transforme au gré des événements de l’entreprise, T.O.T.E.M. s’appuie sur une gestion élaborée des flux de mouvements afin de traiter et  restituer  les  différents  stades  opérationnels  des informations économiques régissant la vie de l’entreprise.

    • Ainsi, qu’il s’agisse de mouvements de type brouillard, de mouvements budgétaires, d’écritures d’engagement, T.O.T.E.M. répond aux différents besoins de suivi des flux de gestion de l’entreprise.

       

       

      Quel que soit le niveau de restitution souhaité (compte ou agrégat de comptes), qu’il s’agisse d’une édition traditionnelle (grand-livre, balance…) ou de gestion (flux de trésorerie, compte de résultat par axe, etc…), l’utilisateur peut choisir les types de flux à inclure.

      L’intégration au sein du système d’information

      T.O.T.E.M. permet d’intégrer tous les types de  mouvements,  par  le  biais  d’une structure d’accueil unique. L’intégration comprend tous les contrôles définis par l’utilisateur pour la saisie de mouvements. Les contrôles sont effectués au moment de l’intégration et immédiatement diagnostiqués, permettant une analyse rapide du traitement :

      Le module O.L.E. de T.O.T.E.M. offre également la possibilité d’intégrer, au sein d’applications en amont ou en aval, des objets (compte, tiers, analytique, tables de référence) pour contrôle. En utilisant la technologie OLE (Object Link Embedded) de Microsoft, les possibilités d’interopérabilité entre applications se trouvent renforcées.

    • La comptabilité générale

      Les grands principes de fonctionnement et de structure ont été évoqués plus haut. Ils ont mis en évidence les avantages de T.O.T.E.M. en matière de structure et d’organisation des comptabilités traitées.

    • Le progiciel propose tous les types de restitutions classiques à l’écran comme sur papier :
    • M
    • T.O.T.E.M. est compatible avec la majorité des logiciels de gestion de liasse fiscale et propose également la constitution d’un bilan et d’un compte de résultats sous Excel avec lien dynamique.
      • Par exemple : lien hiérarchique d´un atelier de production
        • Soit par regroupement de l’imputation analytique au sein d’un compte agrégat (cf structure des mouvements 10)

          La comptabilité de gestion

          Les axes analytiques

          T.O.T.E.M. permet de gérer jusqu’à 10 axes analytiques totalement indépendants. Pour chaque axe d’analyse, il est possible de définir une hiérarchie :

           

          • Soit par la définition traditionnelle d’une structure de codification :

           

          • Par exemple : 1           Direction

          11       Département

          111    Service etc.

      • Avec  la    ligne    de    production,    l´usine,    la    direction    de    la production…
    • T.O.T.E.M prépare également à la consolidation par édition (papier, écran ou fichier) de balances avec ou sans mouvements intra-groupe.
      • Avec le produit, la gamme de produits, la ligne de produitM
      • Ce dernier exemple privilégie particulièrement la saisie des informations sur le niveau d’information nécessaire et suffisant,  en  réponse  aux  besoins  d’analyse et de gestion de l’entreprise. Ce type de relation « parent-enfant », explicitement défini, permet, à tout moment, l’évolution de la structure de l’analyse, sans remettre en cause l’information de base saisie.

        Ainsi, peut-on par exemple redéfinir dans notre exemple, une nouvelle affectation de l’atelier avec un nouveau produit, une nouvelle gamme, etc… sans avoir à redéfinir sa codification de base.

        Les restitutions d’informations

        • propose une consultation analytique ouverte et optimisée permettant la restitution multi-axes et multi-flux des informations analytiques enregistrées.

        La consultation est proposée en détail ou en cumul en fonction des choix de l’utilisateur

      • k
      • Mais surtout, l’utilisation du cube d’analyse des données permettra  de  compléter les analyses de premier niveau pour l’ensemble des axes de la comptabilité analytique :
      • La comptabilité budgétaire

        En offrant la possibilité de gérer l’information budgétaire sous forme de flux (l’utilisation des types de flux permet le suivi de n versions budgétaires), les concepteurs de T.O.T.E.M. ont eu le souci d’intégrer pleinement une fonction de l’entreprise en pleine émergence.

         

        En effet, les budgets peuvent être saisis (ou intégrés) à quelque niveau de regroupement que ce soit.

         

        De plus, la spécificité de l’élaboration des informations budgétaires propre à chaque entreprise a conduit les concepteurs de T.O.T.E.M. à proposer une solution à la fois simple et conviviale en matière d’élaboration des budgets à partir de données existantes dans la base comptable.

      • a
      • Cet écran permet, par exemple, de récupérer le budget 2 pour créer un budget 3,

        corrigé d’un coefficient exprimé en pourcentage d’augmentation

      • La mesure du risqueL’intégration avec le système d’informations

        Les comptabilités auxiliaires

        Trois objectifs majeurs prédominent dans le domaine de la comptabilité des tiers.

        • La productivité par la spécialisation fonctionnelle

        T.O.T.E.M. permet de définir autant de plans de comptabilité auxiliaire que nécessaire, permettant le traitement de tous les types de tiers.

      • Les tiers peuvent se voir regroupés au sein de rubriques (jusqu’à 10 par tiers) permettant des classifications et des tris multiples. T.O.T.E.M. permet également une vue multi-entités des tiers
      • La T.V.A.

        Elle peut être traitée sur les débits comme sur les encaissements. Calculée et comptabilisée automatiquement lors de la saisie des mouvements, elle fait l’objet d’un contrôle systématique à l’intégration.T.O.T.E.M. propose l’édition d’un état préparatoire de déclaration CA3, en contrôlant la cohérence de la déclaration par rapport au chiffre d’affaires.

        • T.O.T.E.M.gère également le pro-rata de V.A.

         

        La T.V.A. sur les encaissements fait l’objet d’un traitement particulièrement complet, dans la mesure où les lettrages sont régulièrement effectués. Le cas des factures multi-taux, multi-types (débits et encaissements) est également traité avec T.O.T.E.M.

        Les Clients

        f

        • la passation automatique du mouvement « fournisseur » correspondant dans l’entité cliente (fonction « refacturation »)Elle comprend l’ensemble des informations inhérentes à la gestion du client avec, en particulier :

           

          • La liste des adresses du client,

           

          • La liste des R.I.B. du client (avec le R.I.B. principal)

           

          • Les conditions de règlement (y compris l’éclatement en cas de multi- échéancement)

           

          • Les événements relatifs au client (date de relance, courriers particuliers, etc…)

           

          La gestion des règlements clients

           

          Les relevés

           

          Toutes les conditions commerciales d’un client peuvent être enregistrées dans

          T.O.T.E.M. Le progiciel intègre la fonction d’édition de relevés de factures, propositions de règlements avec ou sans traite en pied.

           

          La personnalisation des relevés est réalisée dans T.O.T.E.M. grâce à un éditeur complet  (Crystal  Report  )  permettant  l’intégration  d’objets  de  type  graphique (images, logos…).

           

          Les clients « intra-groupes » ne sont pas oubliés, puisque T.O.T.E.M. permet

           

          • l’identification des mouvements passés avec des tiers « groupe »

           

      • Le Lettrage

        La fonction de lettrage revêt une importance capitale dans la justification des comptes et dans la traçabilité de l’information. Ergonomie et puissance fonctionnelle font partie des atouts majeurs de T.O.T.E.M. en la matière :

          • Par catégorie de clientGestion manuelle ou automatique des répartitions bancaires,Lettrage en    cours    de    saisie    ou    a    posteriori    (critères    de rapprochement multiples)
            • Lettrage complet ou partiel

             

            • Lettrage mono ou multi-comptes

             

            • Calcul et comptabilisation automatique des écarts de lettrage (frais financiers, escomptes…)

             

            • Calcul et comptabilisation automatique des écarts de change dans le cas de règlements en devises

             

            • Lettrage automatique sur numéro de relevé

             

             

            Une transaction, dédiée à l’enregistrement simultané des règlements et au lettrage, permet au progiciel de répondre à tous les types d’organisation :

             

             

            • Enregistrement « en masse » de tous les chèques reçus pour émission de la remise au plus tôt, avec reprise des règlements pour lettrage ultérieur,

             

            • Enregistrement des règlements avec lettrage en cours de saisie,

            Les Remises en banque

             

            La fonction « remises en banque » doit être génératrice de productivité d’une part, mais aussi et surtout d’économie en matière de frais bancaires.

            • T.O.T.E.M s’adapte à tous les types d’organisation en matière de traitement des règlements

             

            • Gestion de tous les types de règlements, en monnaie locale comme en devises, papiers (chèques, traites…) ou magnétiques (traites, virements…)

             

            • Enregistrement des règlements avec ou sans lettrage simultané,

             

            • Pré-affectation des règlements avant enregistrement ou gestion automatique de la répartition des remises en banque par banque

             

            • Génération des remises sur tous types de supports et notamment magnétiques pour les remises d’effets

            La gestion des effets clients

            Le suivi du portefeuille des effets est réalisé de façon totalement individualisée par client.Il assure la gestion de tous les types de remises (encaissement, escompte) en permettant à l’utilisateur la sélection optimisée des traites à encaisser.

             

            • Sélection sur montants, type de traite, dates d´échéances

             

            • Répartition du total à remettre en pourcentage par banque

             

            • Emission sur support papier ou sur support magnétique

             

            Le progiciel offre en outre la possibilité de modifier le R.I.B. attaché à chaque règlement.

            Les relances

             

            Afin de répondre aux différents besoins de gestion des relances client tout en liant la dimension financière à la dimension commerciale, T.O.T.E.M. propose une gestion affinée des relances clients jusqu’à 4 niveaux définis en fonction du retard, mais également des critères suivants :

          • Par langue de relance

          L’historique des relances effectuées est conservé au niveau de chaque facture et le progiciel offre la possibilité de suivre des relances téléphoniques en enregistrant pour chaque tiers les diverses actions réalisées (appels téléphoniques, courriers particuliers…). Il est également possible d’affecter une note à chaque pièce objet d’une relance.

           

          • permet également d’adresser les lettres de relances directement par e-mailing.

           

          La facturation diverse

          Afin de répondre au besoin d’établissement de factures diverses émises par le service comptabilité, souvent réalisées sous Word ou sous Excel, T.O.T.E.M. intègre une fonction facturation diverse s’appuyant sur une véritable table des prestations.La facture est saisie, éditée et comptabilisée en une seule opération.

        • Fournisseurs

          La fiche fournisseur

          Elle reprend des caractéristiques équivalentes à celles de la fiche client, tout en proposant quelques spécifités liées à la gestion du fournisseur :Gestion d’un responsable du fournisseur

          • Gestion de la subrogation (établissement d’un lien avec le tiers payé)

           

          • Gestion de la compensation lors des émissions automatiques de règlements

           

          Les engagements de dépenses

          Ils font l’objet d’un module commercialisé séparément, mais totalement intégré à

          T.O.T.E.M. (voir notre document « T.O.T.E.M. gestion des engagements »)

          Le circuit des factures fournisseurs

          T.O.T.E.M. propose une fonction de pré-saisie des factures fournisseurs avec affectation d’un responsable du « bon à payer ».

          Le « bon à payer » de toute facture peut être complet ou partiel et renseigné dès la saisie de la pièce. Une transaction particulièrement adaptée aux opérationnels non comptables permet la gestion du bon à payer. En outre, T.O.T.E.M. propose des fonctions de workflow, utilisant la messagerie, pour avertir les utilisateurs opérationnels de nouvelles factures les concernant. Une saisie par items est également possible. Elle permettra aux utilisateurs non-comptables le pré-enregistrement des informations sans visualisation des codes comptables, mais à partir d’une nomenclature des dépenses les plus courantes de l’entreprise.

           

        •  

          La préparation des dettes à régler est effectuée au sein d’un écran unique, permettant :

           

          • De renseigner les divers critères de sélection

           

          • Entités

           

          • Comptes à régler

           

          • Types de tiers (fournisseur, personnel pour notes de frais…)

           

          • Mode de règlement

           

          • Devises

           

          • De modifier, au cours de la préparation, les mouvements (ajout d’une facture non encore comptabilisée par exemple)

           

          • D’accéder immédiatement à toutes les informations relatives au fournisseur (choix d’une adresse de règlement particulière par exemple)

           

          La gestion des règlements fournisseurs

           

          L’émission automatique des règlements fournisseurs tient compte du statut

          « bon à payer » de chacune des dettes à régler, que le BAP soit complet ou partiel.

           

          • offre la possibilité de gérer des correspondances entre modes de règlements, afin, par exemple, de convertir en chèques les traites dont le montant est trop

           

          Tous les types de règlements peuvent être émis, en monnaie locale  comme     en devises. La comptabilisation automatique des règlements avec lettrage après édition des relevé est automatiquement réalisée.

        • Autres particularités

          T.OT.E.M gère la subrogation de paiement aux fournisseurs.

          Cette   fonction   sera   particulièrement   utile   lorsque   le    fournisseur   initial   a recours au Dailly ou au factoring .

          En effet, en place et lieu du fournisseur initial, la société règle la banque ou le factor directement.

        • La passation des écritures dans le compte du tier initial se fait automatiquemen
        • Tiers & Analytique

          La comptabilité analytique, représentative des diverses activités de l’entreprise ne constitue pas, comme dans beaucoup de progiciels un domaine « à part » de

          T.O.T.E.M. En effet, nombreux sont les moyens de « croiser » l’information relative aux tiers avec la comptabilité de gestion propre à l’entreprise.

          La fonction « analyse auxiliaire  détaillée »  de  T.O.T.E.M.  fournit  par  exemple un cube d’analyse multi-dimensionnelle permettant de croiser la balance âgée (clients ou fournisseurs) avec les différents axes analytiques paramétrés.

          Qu’il s’agisse d’un commercial, d’un secteur géographique, d’une activité, l’analyse des encaissements par tiers ou groupe de tiers est immédiate.

          En tenant compte du délai moyen de paiement calculé pour les clients  ou  les fournisseurs, la prévision de trésorerie s’en trouve encore plus réaliste

        • L´analyse des données

          Dès sa conception, T.O.T.E.M. a été vu comme constituant l’entrepôt des données comptables et de gestion de l’entreprise. Ainsi, par l’utilisation de standards de fait ou de marché (bases de données relationnelles, liaisons O.D.B.C., OLE pour la gestion des objets, etc.) et par la volonté de mettre à disposition de l’utilisateur les outils nécessaires à une analyse immédiate et rapide, différents moyens sont offerts à l’utilisateur pour accéder aux données.

          Les consultations

          Elles ont déjà été évoquées au début de ce document et font l’objet d’une attention toute particulière, tant sur le plan de la performance que sur la multiplication des critères de sélection.Toutes les consultations peuvent faire l’objet d’un export au format Excel.

          Ainsi la consultation de l’ensembles de écritures non lettrées par compte client et par responsable permettra d’établir rapidement par commercial la liste des ventes restant à encaisser. Un tri sur la date d’échéance donne immédiatement un état de pré-relance par commercial par exemple.

        • Les outils d’analyse

          L’analyse multidimensionnelle

           

          Afin de répondre aux besoins plus complexes de restitution des données, et notamment en matière d’analyse multi-axes des données analytiques, T.O.T.E.M. propose dans toutes ses consultations multi-critères la possibilité de consulter les données sous forme d’hyper-cube :

          Tous les éléments d’analyse de la structure comptable peuvent être critère de sélection : les comptes, les tiers, les rubriques associées, les sections analytiques, les flux, etc…

          Les outils décisionnels

          Au-delà du progiciel même et du « simple » domaine comptable, il est aujourd’hui primordial pour toute solution progicielle de considérer l’environnement dans lequel elle s’intègre.

          Actium, toujours soucieux d’apporter à ses clients des solutions globales de qualité propose aujourd’hui diverses solutions d’intégration avec les outils décisionnels les plus répandus sur le marché.

          Généralites

          • Multi-sociétés, établissements, périodes, utilisateurs

           

          • Multi-devises (devise pièce, établissement, société)

           

          • Comptabilité générale, auxiliaire, analytique, budgétaire et autres flux (engagements, etc.)

           

          • Client serveur et multi-bases de données relationnelles

           

          • Solutions postes distants via client léger Citrix Metaframe

           

          • Intégration bureautique (transferts des consultations sous Excel, mailings sur tiers, utilisation de la messagerie, association de documents aux flux …)

           

          Principaux paramètres

           

          Plan comptable général

          • Comptes alpha-numériques structurables jusqu’à 10 positions ( + nom sur 20 positions, + clé de recherche prioritaire sur 20 positions)

           

          • Comptabilité auxiliaire possible sur tous les comptes

           

          • Comptes auxiliaires « multi-collectifs »

           

          • Comptabilité analytique possible sur tous les comptes

           

          • Gestion de 10 comptes de regroupements ou de reclassement par compte général (plan de reporting, …)

           

          • Imputation analytique par défaut

           

          Plans comptables analytiques

          • Jusqu’à 10 plans comptables analytiques indépendants
            • Pour chaque compte analytique et pour chaque axe, possibilité d’associer jusqu’à 10 agrégats complémentaires
          •  
            • Table des règles combinatoires d’imputations analytiques entre les différents axes et la comptabilité générale

             

            • Gestion des     répartitions    automatiques    en     montant    et     en pourcentage

             

            • Gestion en montants et en quantités

             

            Plans comptables auxiliaires

            • Gestion de comptabilités auxiliaires multiples par types (clients, fournisseurs, banques, etc.) sur tous les comptes généraux

             

            • Fiche détaillée par tiers comprenant notamment les adresses, contacts et coordonnées bancaires du tiers

             

            • Gestion des événements du tiers (relances, démarches, etc…)

             

            • Informations relatives à la gestion du tiers (contrôle crédit, politique de relance, escomptes, )

             

            Les événements comptables

            • Gestion de tous types d’événements comptables (réels, budgétaires, engagements…)

             

            • Contrôles de cohérences de la saisie d’écritures variables en fonction des types de mouvements. Diagnostic explicite immédiat avec possibilité de mise en attente ou de validation avec statut d’erreur.

             

            • Contrôles de T.V.A. avec génération automatique des lignes de

             

            • Initialisation, duplication des pièces et contre-passation automatique

             

            • Gestion d’écritures temporaires, de situation, d’abonnements avec extournes automatiques

             

            • Suivi et traçabilité des modifications d’écritures

             

            • Saisies d’écritures    budgétaires    à     tous     niveaux    et     toutes comptabilités avec ventilations et duplications
            • Interface d’entrée des écritures unique (tous types de mouvements y compris les budgets) avec gestion complète des contrôles et retraitements en cas d’erreur.

              Restitutions des données

              • Consultations multi-entités, multi-critères, multi-devises (comptes, dates, statuts…)

               

              • Transfert immédiat des résultats de consultation sous Excel, Word…

               

              • Gestion de la piste d’audit à tous niveaux

               

              • Consultation et éditions des journaux, grands-livres, balances

               

              • Analyse des chiffres d’affaires, palmarès par tiers

               

              • Analyse multidimensionnelle par hyper cube sur l’ensemble des critères d’analyse

               

              • Balances âgées par tiers, par tiers et par analytique, avec ou sans analyse des lettrages

               

              • Analyse des ratios clients (taux de couverture de CA, délais moyens de paiement…)

               

              Traitements comptables

               

              Fournisseurs et autres tiers à payer

              • Codification des fournisseurs par code (10 car. AN) ou nom abrégé (20 car. AN)

               

              • Coordonnées multiples, modes de règlements,

               

              • Pré-saisie des factures fournisseurs

               

              • Affectation des factures aux responsables

               

              • Suivi des B.A.P., y compris partiels

               

              • Transaction spécialisée   de   suivi   du   A.P.    des   factures (responsables successif)

               

              • Gestion des règlements automatisés :
                • Echéanciers, balances âgées multi-périodes consultables à l’écran avant édition
                  • Emissions de règlements multi-devises, y compris Euro

                   

                  • Sélection multi-critères des dettes à payer avec gestion des subrogations

                   

                  • Affectations bancaires en pourcentages

                   

                  • Editions (supports papier ou magnétique) et comptabilisation automatique avec lettrage

                   

                  • Edition de l’état préparatoire à la A.S.2

                   

                Clients

                 

                • Codification des clients par code (10 AN) ou nom abrégé (20 AN)

                 

                • Pays, langue, responsable, regroupement (centrales)

                 

                • Coordonnées, adresses, R.I.B. multiples

                 

                • Analyse du risque client

                 

                • Plafonds de crédit, délais moyens de paiement,

                 

                • Nombre de jours de couverture de CA

                 

                • Suivi individuel du portefeuille de traites

                 

                • Module spécialisé   de   gestion   des   règlements   et    du   lettrage permettant tous les types d’organisation

                 

                • Lettrage mono ou multi-comptes,

                 

                • Ecarts de règlements, change, frais bancaires, escomptes

                 

                • Gestion des relevés clients avec suivi et imputation (et lettrage) des règlements sur relevés

                 

                • Relances multi-niveaux et multi-langues avec e-mailing

                 

                • Suivi des événements par client
                  • Calcul du délai moyen de paiement et prise en compte en balance âgée

                   

                  • Facturations diverses permettant l’édition et la comptabilisation de factures clients

                   

                  Banques

                   

                  • Pointage et rapprochement bancaire automatique

                   

                  • Détection automatique des règlements clients lors du pointage bancaire et passation automatique des écritures et lettrages

                   

                  • Génération des fichiers de remises, virements, etc. au format A.F.B. pour transfert via logiciel ETEBAC 3

                   

                  • Analyse de la contre-partie des comptes de banques (cube)

                   

                  T.V.A.

                  • Gestion complète    de    la    V.A.    sur    les    débits    et    sur    les encaissements

                   

                  • Etat préparatoire de T.V.A. détaillé par base, par taux et par fait générateur

                   

                  • Etat justificatif des sommes restant à déclarer par taux et fait générateur

                   

                  Clôtures

                   

                  • Gestion automatique des ouvertures de périodes

                   

                  • Gestion du chevauchement d’exercices avec reprise des à-nouveaux provisoires

                   

                  • Possibilités de clôtures partielles des périodes par journal

                   

                  • Traitement des divers types de comptes (normaux, lettrables, pointables)

                   

                  • Différenciation entre clôture de comptabilité générale et clôture de comptabilité analytique
                    • Conservation optionnelle de l’historique en ligne (pas de limitation de durée)

                     

                    Autres traitements

                    • Editions des bilans et comptes de résultats et transfert (optionnel) sous Excel

                     

                    • Identification, par société des mouvements intra-groupe par analyse des tiers déclarés « groupe »

                     

                    • Refacturations internes par génération automatique des factures fournisseurs de la société destinataire à partir des factures clients de la société émettrice

                     

                    • Module (optionnel) de gestion des tableaux de bords sous Excel et des infocentres

Bilan

Déjà la fin de l’année 2000 et l’heure des bilans approche pour bon nombre d’entre vous. Il y a justement du nouveau de ce côté avec l’option « bilans sous Excel » (voir plus bas), en réponse à la demande pressante de certains de nos utilisateurs. Nous préparons également l’année 2001 et son plan de développement. Certains ont spontanément répondu à notre courrier de décembre et nous les en remercions. N’hésitez pas à nous faire part de votre
avis sur les sujets proposés. Nous sommes également à l’écoute de toutes vos suggestions dans ce domaine.
C’est également l’heure du bilan pour Actium, avec une année 2000 riche en évolutions fonctionnelles et en nouveaux modules complémentaires. Le renforcement de notre équipe de consultants, le recentrage de notre activité sur les services et le développement de l’activité progiciel nous ont permis de faire de l’année 2000 une bonne
année, même si elle n’est pas à la hauteur de nos espérances. Mais la crise conjoncturelle que traverse le marché semble en passe d’être terminée si l’on en croit les perspectives de nouveaux clients qui devraient prochainement rejoindre notre communauté d’utilisateurs. 2001 sera l’année de l’Euro puisque vous serez nombreux à opérer la fameuse « bascule » de vos applications et nous nous efforcerons de vous aider dans cette tâche par notre réactivité et notre savoir-faire dans ce domaine.

Nous lançons la mise en production du prochain module de gestion des immobilisations. Profitant de notre expérience sous DOS, et à la demande d’un certain nombre de clients, ce module, très intégré à T.O.T.E.M. devrait voir le jour vers la mi-2001. Ainsi, la gestion de plans d’amortissements multiples pour un bien, la liaison directe à
partir de la saisie des factures, les analy ses multidimensionnelles grâce au cube … sont autant de fonctionnalités au menu de ce module. Faites-nous part de votre intérêt sur ce module et bénéficiez avant sa sortie d’une offre de souscription exceptionnelle.

Votre bilan sous Excel

Vous étiez nombreux à le réclamer, on l’a fait : désormais, vous pouvez constituer et paramétrer votre bilan et votre
compte de résultat directement
sous Excel. En effet, jusqu’à présent, ces seuls états étaient proposés en standard via le runtime d’éditions Crystal Report, offrant peu de souplesse de construction et surtout l’impossibilité d’exploiter ultérieurement ces données.
Ce module permet de paramétrer, pour chaque rubrique du bilan et du compte de résultat
(forme réelle normale) les différents comptes et règles de calcul.Les feuilles Excel sont ensuite automatiquement constituées. Elles ne sont pas modifiables, mais peuvent servir de source de données à d’autres
feuilles de calcul. Offert aux clients détenteurs de l’option « tableaux de bords sous Excel », ce module peut
être acquis séparément. Il est disponible dès à présent :
Pluriad (Dargaud, Fleurus…) et Comédie ! ont déjà souhaité le mettre en place.
Une version prochaine comprendra la possibilité d’obtenir de nouvelles éditions établies sur le même principe.

Les règlements clients issus de la communication bancaire :
Pointez, lettrez !

Du nouveau dans la fonction rapprochement bancaire. En effet, le module propose désormais de comptabiliser et de
lettrer les règlements par virements et prélèvements reçus par la banque. Explication du principe :
Chacun de vos clients vous règlant par virement indique une « référence » de virement, reprise par votre banque dans le fichier qu’elle vous transmet. Cette référence unique peut désormais être stockée dans le R.I.B. de la fiche client T.O.T.E.M. Lors du rapprochement bancaire automatique, les règlements clients sont ainsi automatiquement
analysés par rapprochement de la référence figurant sur l’ordre de virement émis par le client, et celle stockée
sur la fiche client de T.O.T.E.M. En cas de correspondance des montants, une écriture de client à Banque est automatiquement passée et le lettrage réalisé.
Si la correspondance a lieu uniquement sur la référence, alors T.O.T.E.M. affiche les règlements disponibles.
Cette fonctionnalité mise en place procure un gain de temps important pour tous vos règlements par virements,
prélèvements ou traites.

L’analyse auxiliaire détaillée

Il y a quelques semaines, vous avez pu voir apparaître sur votre menu T.O.T.E.M. l’option « analyse auxiliaire détaillée ».Cette option de T.O.T.E.M. constitue l’un des modules les plus « puissants » du progiciel puisqu’elle
permet de mettre en relation les comptes de tiers avec les comptes analytiques. L’analyse des lettrages par compte de tiers permet ainsi d’obtenir une situation échéancée prévisionnelle ou passée (balance âgée) par section analytique
ou regroupement de sections (projet, activité, etc.)
L’analyse réalisée sur les écritures est ensuite extrapôlée aux rubriques de regroupement(tiers et analytiques), mais aussi aux responsables (analyse détaillée des encaissements par commercial et par produit par exemple).
Ce module permet également d’obtenir un échéancier tenant compte du délai moyen de règlement clients (voir nouveautés fonctionnelles), offrant ainsi une perspective de la trésorerie client plus
réaliste. Un cube d’analyse multi-dimensionnelle complète, bien entendu, ces diverses fonctionnalités.

 

Quelques nouveautés fonctionnelles…

Il est désormais possible de retrouver une pièce dans T.O.T.E.M. à partir de la consultation d’un cube : Le bouton « Pièce » a été ajouté. Il vous permet de retrouver immédiatement le détail d’une pièce à partir de son numéro.

  • Les bilans et compte de résultat peuvent désormais être édités dans la devise de votre choix : Entité, Etablissement ou Euro.
  • De même, la déclaration de TVA peut être affichée en devise d’entité ou en devise d’établissement (passage
    Euro oblige !)
  • T.O.T.E.M. calcule désormais le délai moyen de règlement client : A chaque enregistrement de règlement
    client, lors du lettrage, le nombre de jours entre la date de lettrage et la date d’échéance est calculé et pondéré (moyenne). Ce calcul peut être réinitialisé à la demande. Le module (optionnel) de balance âgée détaillée permet d’obtenir une balance âgée détaillée tenant compte de cet écart moyen constaté, en plus des conditions d’échéances enregistrées sur les factures. La prévision de trésorerie n’en est que plus réaliste.
    Ce calcul peut être consulté à partir de la fiche tiers (bouton Ecart).
  • Le traitement de génération des tables d’infocentre (module « tableaux de bord ») peut maintenant être exécuté en traitement par lot et donc automatisé dans un traitement de nuit par exemple.
  • Un cube est maintenant disponible dans la fonction rapprochement bancaire .
  • Les archives peuvent maintenant être prises en compte lors de l’édition du grand-livre analytique. Il devient maintenant possible d’éditer l’ensemble des mouvements d’un projet depuis sa date de création sur un seul document.
  • L’analyse des comptes de banque permet, à l’image du cube ci-dessous, de dresser la situation synthétique des rapprochements bancaires de l’ensemble du pool bancaire. Entité, Compte, Banque et Devise en constituent les critères.

Gestion des documents : Scannez à 32 ppm !

En réponse au besoin de ‘’K’’Line au Havre, on a élaboré une solution permettant la scannerisation rapide
des documents. En effet, l’objectif était de pouvoir dissocier l’opération de numérisation de la saisie des écritures et du rapprochement des deux éléments. Cette chose est faite désormais puisqu’on a développé une
solution de numérisation rapide allant jusqu’à 32 pages par minute (données constructeur bien entendu).
Dès l’arrivée dans l’entreprise, les documents sont scannés et les fichiers stockés sur le serveu Une fois les pièces scannées, l’utilisateur peut procéder à la saisie et au rapprochement des
factures. Tout document associable à une écriture comptable est concerné par ce module.

Gestion des écritures temporaires

Nouvelle fonctionnalité du côté du traitement de vos situations de fin de période. La gestion des écritures temporaires vous permet maintenant :

  • De dupliquer vos mouvements de cut-off d’un mois sur l’autre .
  • D’extourner vos mouvements de cut-off d’un mois sur l’autre
  •  De conserver ou de supprimer les mouvements « d’origine »
  • De transformer des mouvements de simulation en opérations diverses (flux réel)… et tout cela sur des lots d’écritures extraites par période et par journal.
  • Cette fonctionnalité, attendue par nombre d’entre-vous est désormais disponible. Parlez-en à votre consultant !

Autres informations

mEdito

Chaque jour, vous le savez, nous nous efforçons d’améliorer T.O.T.E.M. au travers des versions successives que nous vous proposons.

Mais il manquait le moyen de vous faire part de l’ensemble des améliorations, nouveautés de confort ou nouveautés fonctionnelles et vous étiez nombreux à réclamer cette information.

Voilà qui est chose faite avec ce premier bulletin T.O.T.E.M. Infos.

Son objectif : vous informer de l’actualité du progiciel.

Ses développements récents, mais aussi les projets que nous souhaiton s développer.

Il se veut le point de départ de nos échanges sur l’avenir du produit, auquel, en tant qu’utilisateur, vous partic ipez aussi activement.Ce bulletin vous permettra également de suivre l’actualité d’Actium. Et pourquoi ne pas commencer dès maintenant puisque l’entreprise s’est enrichie d’un n ouveau collaborateur en la personne de Benjamin Steadman qui a pris ses fonctions de consultant depuis déjà quelques semaines.

Ainsi, Benjamin rejoint-il l’équipe formée par Marc, Frédéric et Xavier afin de vous assister dans la mise en œuvre et dans l’utilisation de T.O.T.E.M..Enfin, ce bulletin aura pour vocation de vous informer de l’actualité commerciale de T.O.T.E.M. Nouveaux modules complémentaires, nouveaux clients, salons, manifestations, partenariats… autant de sujets qui font de la communauté des utilisateurs de T.O.T.E.M. un ensemble actif et en pleine évolution.

Nous sommes en tous cas certains que, comme vous contribuez au développement du progiciel, vous saurez également fair e de ce modeste premier bulletin un outil de communication pour notre communauté d’utilisateurs.

e-T.O.T.E.M.

L’internet est de plus en plus présent dans l’entreprise et devient l’un des vecteurs d’é- changes d’informations préd o- minant. T.O.T.E.M. ne pouvait être en reste face à ce phén omène et c’est la ra ison pour laquelle le module e-T.O.T.E.M. a vu le jour.Qu’il s’agisse aujourd’hui d’ave r- tir le responsable que des factu- res fou rnisseurs sont à viser (le changement de responsable d’une pièce comptable en at- tente entraîne l’émission d’un mail) ou demain de l’émission des relances clients ou des avis de virement fournisseurs par e – mail, ce module aura pour voca- tion d’établir une liaison naturelle entre votre système d’i n- formation comptable et l’intr a- net ou l’internet. D’ores et déjà disponible dans sa première version, ce module permet ég a- lement d’adresser manuelle- ment un e-mail à tout tiers en- registré dans T.O.T.E.M. (envoi d’extrait de compte à un client ou un fournisseur…)

Le projet gestion des engagements

Dans la continuité des travaux effectués sur le circuit et le contrôle des factures fournisseurs, l’équipe de développement de T.O.T.E.M. se lance dans le développement d’un nouveau module de gestion des engagements.

Bénéficiant de l’expérience de certains travaux antérieurs développés dans des contextes spécifiques, ce module aura
pour vocation de permettre l’enregistrement et le suivi des commandes aux fournisseurs, tout en associant les flux
« comptables » liés aux différentes phases de la dépense A l’image de ce que présente la facturation diverse, la première version du module de gestion des engagements permettra d’enregistrer les commandes fournisseurs et les réceptions, dont la comptabilisation sera réalisée sur des types de flux d’engagements particuliers.Le rapprochement des factures fournisseurs des réceptions enregistrées dans ce module sera réalisé lors de l’enregistrement des factures fournisseurs. L’écart éventuel entre facture et total des réceptions sera ainsi contrôlé par rapport à un
seuil de tolérance paramétrable .Anticiper le résultat d’une part, et mesurer l’impact trésorerie d’autre part, tels sont les principaux objectifs de cette première version qui doit voir le jour d’ici la fin de l’année. Par la suite, le module devrait s’enrichir d’une fonction contrôle des dépenses, permettant de définir des autorisations par utilisateur, ainsi que d’un circuit de validation de la dépense.
Comme on dit chez Compaq, à suivre…!

Trésorerie : Cerg ou Concept ?

Si T.O.T.E.M. sait d’ores et déjà générer les fichiers bancaires aux normes ETEBAC pour vos envois de règlements, l’intégration des mouvements issus de la banque est également au menu, pour le rapprochement bancaire.
Certains d’entre-vous, utilisateurs de modules spécialisés de trésorerie, nous ont sollicité afin de concevoir une interface entre T.O.T.E.M. et leur produit de gestion de trésorerie. Les modules de Cerg, leader incontesté du marché
et de son « challenger » Concept ont donc fait l’objet d’une interface permettant d’analyser les mouvements bancaires enregistrés en comptabilité, et de les extraire au format attendu pour intégration dans ces modules.
Trois données majeures sont utilisées dans cette interface : le compte de banque, le mode de règlement et la nature du flux. C’est principalement pour générer cette dernière information, analysée à partir de la contrepartie du compte de banque, qu’un paramétrage est mis en œuvre.Une Pièce En Plus, Outinord, Eurecat, utilisent déjà
quotidiennement ce nouveau module.

Visualisez vos documents à partir de T.O.T.E.M.

On a récemment travaillé sur la mise à jour de la fonction document présente à de nombreux endroits de l’application. Vous disposez maintenant de la possibilité d’associer à une écriture comptable un document
bureautique : document Word ou Excel, Cube d’analyse multidimensionnelle, image scannée. Concernant ce dernier point, on a également modifié les outils de gestion du scanner permettant ainsi de travailler avec une grande majorité des appareils existants sur le marché.
Cette fonctionnalité permet ainsi d’adjoindre le document justificatif d’une écriture, de façon à la justifier plus facilement par exemple .

Mais cette fonction est également utile dans le cas des factures fournisseurs qui, scannées dès l’entrée dans l’entreprise, circulent ensuite au format numérique (voir notre article sur le circuit des factures fournisseurs).

Quelques nouveautés fonctionnelles…

Depuis le début de cette année, les équipes n’ont pas chômé puisque, en vrac certes, vous avez pu bénéficier des nouvelles fonctionnalités suivantes :

  • Les rubriques de regroupements se sont étendues aux entités et aux établissements.Vous pouvez maintenant
    décider de leur caractère obligatoire lors du paramétrage de l’élément auquel elles se rapportent (compte général, de tiers, analytique, entité).
  • La modification des lignes analytiques est désormais possible, même si le journal a fait l’objet d’une clôture de période. Cette modification reste, bien entendu, soumise aux droits de l’utilisateur.
  • La fonction d’éclatement d’une ligne, utilisée pour le lettrage partiel ou pour la gestion des échéances multiples
    est intégrée à la visualisation des pièces, ainsi qu’à la consultation générale.
  • Vous pouvez désormais simuler la clôture en consultation de balance générale ainsi qu’à l’édition des bilans et compte de résultat.
  •  Le Cube a subi un « relookage » complet et offre une richesse fonctionnelle plus importante : formules de calcul, accès à d’avantages d’informations, stockage des paramétrages, etc… et toujours le module consultation permettant à un utilisateur non équipé de T.O.T.E.M. de consulter les informations issues de la comptabilité.La gestion des droits fait aujourd’hui apparaître la liste des utilisateurs connectés.
  •  Il vous est possible de paramétrer une annonce adressée à tout utilisateur se connectant à T.O.T.E.M.
  • La gestion des événements comptables permet d’extraire les pièces sur une partie de leur numéro.
  •  Le paramètre Immos ou B&S peut être maintenant initialisé automatiquement à partir du journal d’achats.
  • Un nouveau cube d’analyse multi-dimensionnelle est disponible en consultation de la balance générale

Contrôle des factures fournisseurs : éliminez le
papier !

Vous n’en doutiez pas : la gestion des factures fournisseurs chez nos clients est l’une de nos principales préoccupations ! Plus sérieusement, et pour ré- pondre aux attentes d’un certain nombre d’entre vous, la
gestion du circuit de validation des factures fournisseurs, ou gestion des bons à payer, a subi d’importantes
modifications. En intégrant la fonction de transfert du responsable d’une pièce fourn isseur, T.O.T.E.M. offre aujourd’hui la possibilité de tracer le circuit suivi par la facture en paiement. De plus, lorsque le module e-T.O.T.E.M. est activé, un mail est envoyé au nouveau responsable de la pièce.
Il est ainsi possible de savoir où en est la facture par simple consultation du circuit (nouveau bouton) en consultation
de la pièce comptable. Si la facture est numérisée lors du pré-enregistrement, il n’est même plus nécessaire de faire
circuler le document papier qui peut ainsi rester au service
comptable. Enfin, le module de saisie sur items peut permettre à un utilisateur
« néophyte » de compléter la comptabilisation partielle de la facture

Vos tableaux de bord sous Excel d’un simple clic !

Nombreuses sont les possibilités offertes par T.O.T.E.M. de transférer le résultat d’une consultation sous Excel. Mais il n’existait pas de moyen d’automatiser cette liaison de façon fiable et stable, en vue de l’établissement de tableaux de bord et de reporting. Voilà qui est chose faite, on a demandé le développement d’un module lui permettant de
mettre en liaison ses tableaux de reporting réalisés sous Excel et les données des comptabilités
générale et analytique de T.O.T.E.M.
Le module prépare, en effet, une base de données spécifiquement dédiée au reporting et permet de formuler des requêtes par paramétrage, sans connaissance particulière du langage SQL. Le résultat de ces requêtes est envoyé sous Excel. La seule mise à jour de cette base de données de reporting provoque la mise à jour des feuilles Excel mises en liaison par ce module. Plusieurs clients ont déjà adopté ce module pour leurs propres besoins : MAB, Prosodie,
Comédie !…

 

L’URO dans les starting blocks !

Dans un peu plus d’un an maintenant, l’Europe économique passera au tout Euro.
Actium a d’ores et déjà anticipé cet événement économique majeur et propose une méthodologie de passage à l’Euro permettant de s’affranchir d e la date fatidique du 1er janvier 2002.
 

Afin d’anticiper et d’éviter la bascule « au dernier moment », nous vous avons fait parvenir un courrier accompagné d’une note explicative des changements induits par la « bascule » €uro.

 

 

Votre comptabilité : centres de coûts ou centres de profits ?

En tant qu’éditeur de progiciel de gestion, nous adressons depuis plus de 20 ans les métiers de la direction financière de nos clients PME et PMI. Avec eux, pour eux, nous avons conçu la suite progiciel de comptabilité TOTEM pour le pilotage de leurs entreprises ou de leurs groupes.

Découvrez comment rentabiliser rapidement le changement de votre progiciel de gestion comptable et financière :

 

Puce Bleue Dématérialisez vos factures fournisseurs avec TOTEM, notre progiciel de comptabilité

Avec TOTEM ZEDOC, vous numérisez et générez automatiquement en comptabilité vos factures fournisseurs. Vous bénéficiez d’un workflow intégré à votre progiciel de comptabilité avec pilotage pour la validation des BAP et des informations analytiques de gestion.

Puce jaune Réduisez vos frais postaux grâce à notre progiciel de comptabilité avec pilotage

Le progiciel de comptabilité TOTEM comprend en standard des fonctions d’envoi d’e-mails pour les avis de virement à vos fournisseurs, comme pour les relances auprès de vos clients. Vous réduisez ainsi vos frais postaux et éliminez les travaux de manutention.

Puce rose Progiciel de comptabilité TOTEM: Maîtrisez vos dépenses

Le progiciel de comptabilité TOTEM Engagements est une solutions simple permettant de définir les circuits de validation des commandes aux fournisseurs et de contrôler toute demande de dépense par rapport au budget. Toutes les étapes sont tracées dans TOTEM Comptabilité : vous maîtrisez le cycle de dépense et calculez automatiquement vos provisions pour situations.

Puce verte Actualisez et distribuez automatiquement vos tableaux de gestion sous Excel avec notre progiciel de comptabilité

Progiciel de comptabilité avec pilotage, TOTEM Report est une suite d’outils permettant d’établir un lien automatique et dynamique entre vos tableaux de bord sous Excel et vos bases de données de gestion (CRM, GPAO, Paie-RH…). Vous capitalisez sur vos tableaux existants et profitez de toute la puissance de l’outil pour analyser vos données de gestion. Vos tableaux sont distribués à une population ciblée automatiquement ou sur dépassement d’indicateurs.

Puce mauve Progiciel de comptabilité TOTEM: optimisez les saisies complexes ou fastidieuses

Le progiciel de comptabilité TOTEM Connect offre la possibilité de paramétrer, sous Excel, des formulaires de saisie. Vous faîtes saisir l’information par des opérationnels (notes de frais, prévisions de ventes, budgets, etc.) ou optimisez les saisies complexes (relevés d’agences de voyages, ventilations analytiques complexes, etc.). Vous gagnez en temps et en confort de travail.


Les piliers de la coopération

Le Programme CPA  est basé sur 3 véritables piliers de coopération : marketing, commerciale et technique.

 Coopération Marketing :

 Participation aux salons et autres évènements

 Génération de leads à travers des séminaires et Salons

Actions commerciales personnalisées et conjointes

 Co-financement marketing – Utilisation libre du logo

Fax Mailings, e-mailings

 Coopération Commerciale :

 Formation commerciale – 1 jour

 Aide avant vente, argumentaires de vente et accompagnement terrain

 Guide d’audit et d’analyse

Soutien à la réponse de cahiers des charges

Fichier descriptif produit

 Plan d’affaires

 

 Coopération technique :

Formation aux modules T O T E M – 5 jours

 Formation aux modules avancées T O T E M – 3 jours

 Formation Technique T O T E M – 2 jours

 Accès illimité à la hot line Partenaires

 Séminaires d’évolution fonctionnelle

 Licence d’utilisation interne , démonstration et maquette

 Guide de paramétrage et conduite de projet

 Soutien et assistance aux développements

 

Autres perormances

Complément naturel et totalement intégré dans la solution de gestion T.O.T.E.M; le module gestion des engagements permet d‘introduire, au sein du système comptable de gestion de l’entreprise, la notion de flux d’engagements, en dépenses comme en recettes.
Il permet concrètement à l’entreprise de suivre simplement tous les flux économiques opérationnels liés au process d’achats dans l’entreprise, de renforcer le contrôle des dépenses en amont de la facture fournisseur et de diminuer les délais de reporting grâce à l’optimisation de la traçabilité de l’information.

Grande flèche Optimiser le contrôle des dépenses
Alimentant automatiquement la base de données T.O.T.E.M, le module gestion des engagements répond aux besoins des entreprises souhaitant formaliser et renforcer le processus de suivi des dépenses par :

– le renforcement du nombre de niveaux d’autorisation pour la gestion des demandes d’achat
– l’édition distincte et optionnelle des demandes d’achats, des réceptions et bons de commandes
– la gestion individualisées des plafonds d’autorisation de dépenses par l’utilisateur
– la gestion des circuits de validation en fonction des montants à engager, et également en fonction de la nature budgétaire de l’engagement
– la possibilité d’associer des documents à l’engagement, à toutes les étapes de l’engagement

Grande flèche La gestion des flux au service d’un contrôle budgétiare optimal
Développé pour répondre aux attentes spécifiques de différents clients , le module gestion des engagements repose sur la gestion des flux multiples au sein du système d’information, l’une des caractéristiques majeures de la plate-forme T.O.T.E.M.
Ce module permet d’enregistrer toutes les informations sous forme d’écritures comportant un statut particulier dit « d’engagement ». Ces flux sont automatiquement générés en temps réel dans T.O.T.E.M à partir des mouvements enregistrés par les opérationnels de l’entreprise : demandes d’achats, commandes fournisseurs et réceptions sont ainsi enregistrées et viennent enrichir la base de données T.O.T.E.M.

Le gestionnaire peut ainsi aisément interroger un compte fournisseur ou une vue analytique en cumulant les flux réels de la comptabilité et les flux d’engagements. Le suivi de l’exécution des prestations ou des livraisons permet également d’automatiser les tâches d’évaluation liées à l’établissement d’une situation comptable ou de gestion. Selon le type de situation souhaité , les comptes de « factures à recevoir » (FAR) ou les « charges constatées d’avances » (CCA) peuvent ainsi être automatiquement alimentés par des flux réels ou provisoires.

Le module gestion des engagements proposé comme module complémentaire à la gamme T.O.T.E.M Corporate peut également être interfacé avec la comptabilité propre de l’entreprise ou toute application des achats existantes.

T.O.T.E.M : plateforme de gestion comptable et financière

La vocation de T.O.T.E.M est d’être le creuset de l’ensemble des flux économiques et financiers de l’entreprise.

Nous partons du principe que la base de données comptable et financière d’une entreprise contient la plus grande partie des informations nécessaire au pilotage de la structure et à la mise au point des indicateurs en matière de suivi et de prévision de l’activité et de la santé financière.

T.O.T.E.M représente donc le trait d’union indispensable entre « les producteurs » de l’information, et les les « clients naturels » du pôle comptable, financier et de gestion au sein de l’entreprise que sont les décideurs et les responsables opérationnels.

La philosophie de conception autorise une grande souplesse dans le choix des modes d’accès aux informations (client lourd, client léger), des outils décisionnels natifs, de larges facultés de publication dans des environnements autres (front office, applications aval, datawarehouse) sur la base de la technologie OLE.

La couverture fonctionnelle de T.O.T.E.M. est le fruit de l’expérience d’Actium acquise dans la sphère comptable et financière et de la volonté affirmée de s’y spécialiser en renonçant au modèle « tout pour tout le monde ».

T.O.T.E.M. produit mature, évolutif à jour des mutations technologiques délivre une valeur ajoutée reconnue.

T.O.T.E.M un produit malin

Principes fondateurs

Conçue dès l’origine pour constituer la pierre angulaire du système d’information de gestion de l’entreprise, la plate-forme T.O.T.E.M. a été développée autour de trois grands principes :

La gestion par les flux :

T.O.T.E.M. intègre totalement la notion de flux économiques, qu’il s’agisse de flux concourants à l’obtention du résultat, à l’analyse de la trésorerie, ou que ces flux soient réels, prévisionnels, budgétaires, etc. Cette comptabilité par les flux permet un développement novateur et efficace de la gestion de l’entreprise, privilégiant l’analyse directe par rapport à l’analyse par inventaire. Ainsi la dynamique de gestion s’en trouve-t-elle renforcée dans le progiciel. Chaque flux géré dans T.O.T.E.M. est unique par les informations qu’il contient et les caractéristiques qui le qualifient.

L’accessibilité immédiate :

La structure originale des mouvements comptables est l’un des éléments clés de la traçabilité. Chaque ligne d’une écriture est reliée à une “ en-tête ” présentant ses caractéristiques principales et utilisée en tant que pivot pour la navigation. Ce lien direct et explicite facilite les analyses croisées et l’accès immédiat à n’importe quel élément de l’écriture. La traçabilité de l’information, des différents stades d’évolution du flux économique (depuis l’engagement jusqu’au flux de trésorerie par exemple) est assurée au moyen de liens simples et explicites. L’utilisateur peut, à tout moment, justifier, contrôler, afin de mieux maîtriser l’information.

Ergonomie :

Qu’il s’agisse de menus contextuels attachés à un champ ou une région de l’écran, ou de “ boutons ” explicites, T.O.T.E.M. développe une navigation aisée en réponse au besoin de traçabilité et d’analyse des informations qui s’y trouvent. Ainsi, est-il non seulement possible de tracer un mouvement comptable depuis n’importe quel type de consultation, par exemple à partir d’une balance analytique, mais aussi de connaître, s’il s’agit d’une facture, le détail des règlements intervenus et les remises dont ces derniers ont fait l’objet (utilisation des liens de lettrage).

 Périmètre fonctionnel

 comptabilité générale et auxiliaire

 comptabilité analytique

comptabilité budgétaire

cube d’analyse multi-dimensionnelle

outil de restitution

 T.O.T.E.M. : un produit « malin »

T.O.T.E.M. n’a pas été pensé dans un esprit « comptablo/comptable » : son périmètre fonctionnel et son interopérabilité en font une véritable plate-forme de gestion qui dépasse le cadre de la « simple » comptabilité

T.O.T.E.M. ne dispose pas d’un patrimoine fonctionnel « figé » : nul besoin de passer d’une version X à une version Y pour bénéficier d’un apport fonctionnel : la plate-forme est largement ouverte et paramétrable

La conception technologique de T.O.T.E.M. lui permet, par publication d’objets et de référentiels vers (ou provenant) d’autres environnements logiciels, d’être le socle d’un véritable système de gestion intégré

La souplesse de mise en œuvre de T.O.T.E.M. offre à l’entreprise un système rapidement opérationnel rendant par la-même le retour sur investissement immédiat et tangible.

Avec T.O.T.E.M., l’entreprise réalise un investissement convenablement dimensionné d’un point de vue économique et fonctionnel, et capable de l’accompagner dans toutes ses évolutions.

Démonstartion

Complément naturel de la gestion comptable et financière, le module de gestion des immobilisations de T.O.T.E.M. s’inscrit dans le même esprit d’ouverture, d’adaptabilité et de souplesse.

 

n

Véritablement intégré à la comptabilité, il en partage les données et ainsi que certaines transactions.

Elle est créée :

  • soit directement depuis le menu
  • soit directement lors de la saisie de la facture

L’utilisateur peut définir jusqu’à 10  rubriques  de  regroupement,  contrôlées  par rapport à des tables, et qui serviront de critères de tris et d’analyse lors des éditions ou des cubes d’analyse multi-dimensionnelle.

En outre, la catégorie d’immobilisation permettra de définir des biens « fictifs »

permettant le calcul de plans d’amortissements prévisionnels.

LES PLANS D’AMORTISSEMENTS

T.O.T.E.M. immobilisations permettra de calculer, pour une fiche, jusqu’à 4 plans d’amortissements différents.

L’indication facultative d’une base déjà amortie permet de simplifier la procédure de reprise des immobilisations depuis un autre progiciel.

En fonction des instructions renseignées, le calcul immédiat du plan d’amortissement est fourni, soit sous forme de tableau, soit sous forme de cube.

Les amortissements calculés sur des biens fictifs pourront faire l’objet d’une comptabilisation sur des flux de simulation.

LES INSTRUCTIONS COMPTABLES

v

Pour chaque immobilisation, T.O.T.E.M. permet de paramétrer les comptes en fonction des opérations survenues lors de la vie du bien.

De l’acquisition à la cession ou à la mise au rebut, l’utilisateur paramètre les critères comptables, généraux et analytiques.

LES CESSIONS

d

Les mouvements d’immobilisations sont enregistrés directement et donnent lieu à comptabilisation en fonction de leur nature. Différents types de cessions peuvent être enregistrés:

  • Cession,
  • Mises au rebut (incendie, vol…),
  • Eclatement

w

LES RESTITUTIONS DE DONNEES

Le    module T.O.T.E.M. Immobilisations bénéficie d’un cube d’analyse multi-dimensionnelle intégré permettant d’obtenir des situations sur l’ensemble des données du module.c

Chaque cube peut être personnalisé et sa présentation publiée aux fins d’utilisations similaires ultérieures.

Un catalogue des données est dynamiquement consitué en fonction des choix de paramétrage et d’architecture fonctionnelle retenus.

Le cube permet ainsi de croiser tous les éléments afin d’obtenir différents plans d’amortissements en fonction des critères choisis.

Ces restitutions sont complétées par de nombreuses éditions standard.

IMMOBILISATIONS EN SYNTHESE

Généralites

  • Multi-sociétés, établissements, périodes,
  • Multi-bases de données
  • Solutions postes distants via client léger Citrix
  • Intégration bureautique   (transferts   des    consultations,   des tableaux d’amortissemnents, etc..) sous

Principaux paramètres

Fiches d’immobilisations

  • Définies sur   15   caractères   numériques   (    +    nom   sur   40 positions).
  • Gestion de 10 rubriques de regroupements ou de reclassement par immobilisation (types d’immobilisations, critères géographiques, …).
  • Gestion de biens fictifs ou en attente .
  • Imputation analytique par défaut.
  • Tous les paramètres comptables sont partagés avec T.O.T.E.M. comptabilité (base unique) pour une meilleure intégration.

Amortissements

  • Jusqu’à 4 plans d’amortissements par fiche
  • Linéaire, Dégressif,    Dérogatoire,    Non    déductible,    Différé, Exceptionnel,
  • A taux variables avec ou sans prorata temporis,
  • Par unité d’œuvre,
  • Calcul sur tous types de biens (réels et fictifs).

Traitements comptables

  • Comptabilisation par paramétrage des règles comptables :

 

  • Acquisitions, apports, contrats de crédit-bail,

 

  • Cessions,

 

  • Mises au rebuts,

 

  • Eclatements,

Restitutions d’informations

  • Consultations multi-entités,   multi-critères    (comptes,    dates, statuts…)

 

  • Transfert immédiat des résultats de consultation sous Excel,

 

  • Gestion de la piste d’audit à tous niveaux (écritures comptable relatives à un bien ou consultation de la fiche d’immobilisation à partir d’une écriture de T.O.T.E.M. Comptabilité)

 

  • Liaisons avec les logiciels de Liasses fiscales pour les différentes déclarations ( 2054 A&B, 2055 A, B&C, et 2054 bis),

Cubes d’analyses multidimensionnelles permettant :

 

  • la justification croisée des mouvements comptables et des fiches d’immobilisations

 

  • l’édition des plans d’amortissements

 

  • par immobilisation,

 

  • par rubrique de regroupement,

 

  • par compte,
  • par type de bien ou de flux,
  • par analytique

 

Trésorerie prévisionnelle

Optimisez votre trésorerie prévisionnelle directement à partir de T.O.T.E.M.

Complément naturel et totalement intégré de la solution de gestion T.O.T.E.M., le module de gestion de la trésorerie prévisionnelle propose l’élaboration automatique d’un échéancier prévisionnel de trésorerie basé sur l’analyse des flux contenus dans la base de données.

Le plan de rubriques de trésorerie prévisionnelle s’appuie sur la combinatoire des éléments composant l’architecture comptable (comptes généraux, axes analytiques, rubriques de regroupement, etc.)

Chaque rubrique est automatiquement alimentée :

Petite flèche depuis une analyse des écritures, le système remontant depuis les comptes de liaison de trésorerie
(clients, fournisseurs, remises, portefeuilles, …) jusqu’à l’analytique (analyses de contreparties et liens de lettrages)

Petite flèche ou bien directement par imputation d’un montant prévisionnel périodique (ex. salaires) dans le cas où la comptabilité ne peut contenir l’opération.L’analyse peut être précisée par banque si des règles algorithmiques permettent de la déduire (ex : fournisseur payé par telle banque, ou masse salariale payée par telle autre).

Un cube d’analyse multi-dimensionnelle permet d’obtenir ces prévisions

Petite flèche par nature de recette/dépense,
Petite flèche par banque,
Petite flèche par date de valeur (date, semaine, mois, année) ainsi que selon tous les critères contenus dans l’écriture (comptes généraux, axes analytiques, rubriques de regroupements, modes de règlements, etc…)

Cette analyse est aisément complétée par la possibilité offerte d’élaborer tout type de tableau de bord à partir des données de T.O.T.E.M. avec T.O.T.E.M. Report Intégral