Comment faire face à une crise de gestion de projet ?

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La gestion de projet nécessite bien souvent que l’on respecte différentes étapes dans un temps imparti afin de mener à bien sa mission. Nécessitant l’intervention de plusieurs acteurs, il n’est pas rare que les imprévus, les erreurs, et donc le stress s’accumulent. On pourra s’éviter certaines crises grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet. Voici plusieurs scénarios désamorcés grâce à l’utilisation de ce dernier !

Pas d’accès hors du bureau

télétravail avec un logiciel de gestion de projet imageUne fois le bureau quitté, plus aucun accès n’est possible aux diverses applications et documents relatifs au projet en cours. Manque de bol, une action importante a oublié d’être effectuée et devra du coup attendre tout le week-end. Impossible d’attendre ? Alors il va falloir reprendre les transports, retourner au bureau et s’occuper de ça rapidement. Un temps précieux de perdu, surtout, lorsque l’on pense avoir terminé sa semaine et pouvoir partir en week-end l’esprit libre.

Avec un logiciel de gestion de projet en ligne, vous allez pouvoir accéder à tout ce dont vous aurez besoin depuis votre smartphone ou votre ordinateur personnel. Ainsi, à la maison ou en déplacement, vous pourrez redevenir actif en quelques clics.

Des tâches assignées de façon inégale

Les trois quarts de vos collaborateurs ont terminé leurs tâches en cours, mais ne peuvent plus avancer, car ils sont en attente de la fin d’une mission toujours en cours. Résultat, certains sont dans le stress pour faire vite et d’autres en stand-by en attendant. Avec une bonne répartition des tâches, on pourra facilement éviter ce type de cas de figure et le logiciel de gestion de projet sera parfait pour attribuer les missions de façon équitable ou pour basculer une tâche à effectuer d’un collaborateur à l’autre afin d’optimiser l’efficacité du groupe.

Des réunions interminables

Pour brainstormer ou faire le point sur l’avancée du projet, les réunions nécessitent de faire coïncider les disponibilités de chacun et prennent bien souvent un temps considérable sur un planning déjà serré. Même s’il existe des façons d’optimiser son temps de réunion (un article sur le sujet ici), limiter leur nombre sera faisable avec l’aperçu sur l’avancée globale du processus qu’offre le logiciel de gestion de projet. Chacun pourra ainsi avoir une vue d’ensemble ou plus précise sur les étapes restantes en temps réel et directement depuis n’importe quel appareil connecté.

Impossible de joindre un collaborateur outre-Atlantique

La faute au décalage horaire, il n’est pas toujours facile d’échanger avec des collaborateurs qui se trouveraient à l’étranger. Pourtant, il vous faut pouvoir avancer ensemble. Plutôt que de mettre votre réveil à quatre heures du matin pour être certain de joindre la personne souhaitée, optez pour la messagerie en ligne proposée par votre logiciel de gestion de projet. Cela vous permettra d’échanger même en différé et ainsi de limiter les discussions de boulot en plein milieu de la nuit.

La perte de données

C’est un peu le pire cauchemar de tous les gestionnaires de projet. Les choses avancent bien, on touche au but, et soudainement plus rien. Hack ou mauvaise manipulation, la perte de données est parfois difficile à expliquer sans l’aide d’un professionnel, c’est pourquoi certains logiciels de gestion de projet en ligne permettent de stocker ses données sur un serveur externe sécurisé.

Il permettra non seulement à tous les collaborateurs d’accéder facilement aux documents souhaités, mais aussi de conserver ses données relatives au projet en sécurité. Cependant, en ce qui concerne toutes les autres données de l’entreprise la prudence reste de mise (un article sur le sujet ici) afin d’éviter toute catastrophe irrémédiable.