La transcription de toutes les actions comptables d'une entreprise sur une seule feuille est connue sous le nom de Grand Livre. Ces opérations sont classées par compte selon la séquence numérique du plan comptable.
Un registre relié, un classeur à feuilles mobiles, un fichier ou un listing informatique peuvent tous être utilisés pour transmettre le Grand Livre. Enfin, nous couvrons toute la description d'un grand livre, son contenu et plus encore dans ce post !
Qu'est-ce qu'un Grand Livre au juste ?
Le Grand Livre (parfois appelé livre de comptes) est un journal comptable qui vous permet d'examiner la situation financière complète d'une entreprise. Toutes les transactions financières y sont enregistrées.
Selon le plan comptable de l'entreprise, ces transactions financières (ou mouvements comptables) sont suivies et organisées par classes de comptes dans le grand livre.
Chaque transaction est enregistrée dans deux comptes en même temps dans le Grand Livre. Dans ce système de comptabilité, une transaction est enregistrée au crédit d'un compte et au débit d'un autre compte pour le même montant.
Les transactions doivent d'abord être documentées dans des journaux comptables avant d'être transférées et déposées dans le Grand Livre.
Selon le type d'entreprise, plusieurs journaux comptables sont utilisés :
- Journal des achats ;
- Journal des ventes ;
- Journal de banque ;
- Journal de caisse, etc.
Cependant, tous les journaux doivent être organisés dans un journal générique. La comptabilité est le processus qui consiste à classer et à documenter toutes les entrées et sorties d'argent (transactions) dans les livres comptables.
Quel est l'objectif du Grand Livre ?
Le contrôle des écritures comptables est plus facile avec le Grand Livre.
En général, ce dernier vous permet :
- D'identifier les erreurs éventuelles (par exemple, si vous faites une erreur d'imputation comptable) ;
- De reporter le solde initial de début d'exercice et le solde final de chaque compte ;
- De vérifier le détail de toutes les opérations par compte ;
- D'observer les correspondances entre les mouvements.
Enfin, le Grand Livre est important pour suivre les performances d'une entreprise dans le temps et examiner les écarts entre les comptes.
Les informations contenues dans le Grand Livre
Tous les comptes du système comptable de l'entreprise doivent être inclus dans le Grand Livre général. Ainsi, les informations suivantes doivent être fournies pour chaque compte :
- La date et le nom de la transaction, ainsi que la référence au document qui prouve la transaction (facture, reçu de paiement, etc.)
- Les transactions sont documentées dans le journal (achats, ventes, caisse, etc.) ;
- Au cours de l'exercice, les transactions de débit et de crédit ;
- Soldes d'ouverture et de clôture de la période comptable ;
- Numéro et nom du compte.
Un Grand Livre général et un grand livre auxiliaire sont deux types de grands livres. Le Grand Livre général : comprend des comptes pour chaque client et fournisseur par exemple. Aucun espace blanc, aucune rature, aucune modification d'aucune sorte ne sont autorisés dans le Grand Livre général.
Enfin, le Grand Livre général est un document obligatoire qui doit être conservé pendant au moins dix ans après la dernière entrée.
Quel est le format approprié pour le Grand Livre général ?
Pour l'affichage du Grand Livre, il n'y a pas de format spécifique à respecter. Il peut être écrit sur papier ou tapé sur un ordinateur. Il peut être présenté sous la forme d'un fichier informatique ou d'un registre relié, par exemple.
Toutefois, pour garantir l'exactitude de ce document comptable, aucun blanc ni aucune révision ne sont autorisés.
Qu'en est-il des Grands Livres qui ne sont pas directement liés au Grand Livre principal ?
Pour obtenir des informations supplémentaires, vous pouvez utiliser un livre des fournisseurs et des clients. Néanmoins, dans ce scénario, vous devez consolider les entrées dans le Grand Livre au moins une fois par mois.
Enfin, il est nécessaire de respecter un certain niveau de formalisme afin d'assurer l'uniformité. Consultez un spécialiste si vous avez besoin d'aide.
